Vorzimmerdienst Kreisbrandinspektion (Fachangestellte/r für Bürokommunikation)

In der Kreisbrandinspektion, Einsatzort Stadtroda, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Vorzimmerdienst
(Vollzeit)
unbefristet zu besetzen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

- Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes der Kreisbrandinspektion, insbesondere
• Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
• Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisati-onseinheiten
• Postausgänge entgegennehmen und an die Poststelle weiterleiten
• Führen von Postnachweisen
• Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
• Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen,
Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
• Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
• organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
• Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
• Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterlei-tung an die entsprechende Stelle
• Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen
• Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
• selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
• Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesen-heitsliste, Dienstreiseaufträge
• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung,
z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
• Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
• Schriftführung bei Ausschüssen des Kreistages des Saale-Holzland-Kreises
­ Verwaltung Büromaterial

Anforderungen an die Bewerber/-innen: - abgeschlossene Berufsausbildung als
• Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I)
• Kaufmann/-frau für Büromanagement
• Rechtsanwaltsfachangestellte/-r
• Industriekauffrau/-mann
• Steuerfachangestellte/-r
• Sozialversicherungsfachangestellte/-r
­ einschlägige EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
­ sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten Des Weiteren werden erwartet: - Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatz-bereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermö-gen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten

- ­ einen sicheren Arbeitsplatz im unbefristeten Arbeitsverhältnis
- ­ eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung, einer tariflichen Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierter Bezahlung
- ­ betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- ­ 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche sowie die Möglichkeit zur Nut-zung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
- ­ betriebliches Gesundheitsmanagement
- ­ betriebliches Eingliederungsmanagement
- ­ das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen
Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thü-ringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber/-innen des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.