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Persönliche Assistenz des Direktors/CEOs (m/w/d)

companyDeutsche Gesellschaft für Auswärtige Politik e.V.
locationBerlin, Deutschland
remoteHome-Office möglich
PublishedPublished: 25.1.2023

Die Deutsche Gesellschaft für Auswärtige Politik engagiert sich für eine nachhaltige deutsche und europäische Außen- und Sicherheitspolitik, die auf Demokratie, Frieden und Rechtsstaatlichkeit ausgerichtet ist. Die 1955 gegründete Organisation ist parteipolitisch unabhängig und prägt als Forschungs- und Mitgliederorganisation die außenpolitische Debatte in Deutschland.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet auf zwei Jahre:

Persönliche Assistenz des Direktors/CEOs (m/w/d; 100%, in Anlehnung an TVöD E 9b)
Kennziffer: 40-2022

  • Terminkoordination, Reiseplanung (inkl. Flug- und Hotelbuchungen) und Kalenderpflege, selbstständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Vorbereitung von Unterlagen und Vorlagen für Termine und Reisen, Presseanfragen;
  • Vor- und Nachbereitung von internen Terminen in Absprache mit der/dem Referent/in des Direktors inkl. Anfertigung von Gesprächsnotizen sowie Protokollführung;
  • Betreuung der Gremien und der Gremienmitglieder sowie Vorbereitung der Gremiensitzungen in Absprache mit der/dem Referent/in des Direktors und anderen zuständigen Kolleg/innen der DGAP;
  • Betreuung von hochrangigen (internationalen) Gästen und Besuchergruppen;
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten, u.a. Kreditkarten- und Reisekostenabrechnung, Datenbankpflege und Adressmanagement, Bearbeitung der Post, Wiedervorlagenmanagement.

  • Abgeschlossenes Bachelor-Studium in Betriebswissenschaft, Verwaltungswissenschaft oder einem verwandten Themenbereich oder ein gleichwertiger Abschluss, z.B. abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, Fremdsprachenkorrespondent/in oder eine vergleichbare Qualifikation;
  • Zuverlässigkeit, schnelle Auffassungsgabe und strukturierte Arbeitsweise;
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit, hohe Belastbarkeit und Flexibilität sowie Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten;
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position wünschenswert;
  • Perfekte Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift;
  • Sicheres Text- und Ausdrucksvermögen;
  • Sicherer Umgang mit MS Office;
  • Motivation, sich über die Aufgaben der Persönlichen Assistenz hinaus in die Arbeit der DGAP einzubringen.

  • Eine verantwortungsvolle, spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit;
  • Kontakt zu nationalen und internationalen Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Medien und Zivilgesellschaft;
  • Ein motiviertes und aufgeschlossenes Team in einer dynamischen Organisation;
  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, nach Rücksprache.
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