Persönliche Assistenz des Direktors/CEOs (m/w/d)

Die Deutsche Gesellschaft für Auswärtige Politik engagiert sich für eine nachhaltige deutsche und europäische Außen- und Sicherheitspolitik, die auf Demokratie, Frieden und Rechtsstaatlichkeit ausgerichtet ist. Die 1955 gegründete Organisation ist parteipolitisch unabhängig und prägt als Forschungs- und Mitgliederorganisation die außenpolitische Debatte in Deutschland.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet auf zwei Jahre:

Persönliche Assistenz des Direktors/CEOs (m/w/d; 100%, in Anlehnung an TVöD E 9b)
Kennziffer: 40-2022

• Terminkoordination, Reiseplanung (inkl. Flug- und Hotelbuchungen) und Kalenderpflege, selbstständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Vorbereitung von Unterlagen und Vorlagen für Termine und Reisen, Presseanfragen;
• Vor- und Nachbereitung von internen Terminen in Absprache mit der/dem Referent/in des Direktors inkl. Anfertigung von Gesprächsnotizen sowie Protokollführung;
• Betreuung der Gremien und der Gremienmitglieder sowie Vorbereitung der Gremiensitzungen in Absprache mit der/dem Referent/in des Direktors und anderen zuständigen Kolleg/innen der DGAP;
• Betreuung von hochrangigen (internationalen) Gästen und Besuchergruppen;
• Allgemeine administrative Tätigkeiten, u.a. Kreditkarten- und Reisekostenabrechnung, Datenbankpflege und Adressmanagement, Bearbeitung der Post, Wiedervorlagenmanagement.

• Abgeschlossenes Bachelor-Studium in Betriebswissenschaft, Verwaltungswissenschaft oder einem verwandten Themenbereich oder ein gleichwertiger Abschluss, z.B. abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, Fremdsprachenkorrespondent/in oder eine vergleichbare Qualifikation;
• Zuverlässigkeit, schnelle Auffassungsgabe und strukturierte Arbeitsweise;
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, hohe Belastbarkeit und Flexibilität sowie Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten;
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position wünschenswert;
• Perfekte Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift;
• Sicheres Text- und Ausdrucksvermögen;
• Sicherer Umgang mit MS Office;
• Motivation, sich über die Aufgaben der Persönlichen Assistenz hinaus in die Arbeit der DGAP einzubringen.

• Eine verantwortungsvolle, spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit;
• Kontakt zu nationalen und internationalen Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Medien und Zivilgesellschaft;
• Ein motiviertes und aufgeschlossenes Team in einer dynamischen Organisation;
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, nach Rücksprache.