Wir sind ein international anerkanntes Forschungs­institut und betreiben Grundlagen­forschung auf dem Gebiet der Rechts­geschichte und Rechtstheorie. Wir beschäftigen ca. 160 Mitarbeitende in den Service­einrichtungen und im wissen­schaftlichen Bereich.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in für die Verwaltung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Bereich Reise­management: vorschrifts­konforme Buchung von Fahr­karten bzw. Flugtickets und Hotels, Anlegen und Pflege der Benutzer­profile im Onlinereise­buchungs­system, Anlegen von Dienst­reisen in SAP, Abstimmungen mit Reisenden, Festsetzung von Reise­kosten­vorschüssen und Über­leitung in die Buch­haltung, Über­wachung, Einhaltung von Pflicht­vorsorge­terminen bei Dienst­reisen in tropische Länder, Anforderung von A1-Bescheinigungen bei Kranken­kassen, Beratung der Beschäftigten etc.
• Bereich Reisekosten­abrechnung: Bearbeitung von Reisekosten­abrechnungen des In- und Auslands nach Bundesreise­kostengesetz (BRKG), Auslandsreise­kostenverordnung (ARV) und den entsprechenden Verwaltungs­vorschriften
• Bereich Veranstaltungs­management: administrative Organisation von überwiegend wissen­schaft­lichen Tagungen des Instituts, Hotel­reservierungen, Raum­buchungen, Angebots­einholung / Bestellung von Catering, Organisation von Vor-Ort-Bewirtungen, Beratung der Tagungs­organisatoren, Prüfung von Bedarfs­meldungen im Bereich von Bewirtungs­angelegenheiten etc.

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleich­bare Quali­fikation sowie einschlägige fundierte Erfahrung im Bereich Reise­management und Reisekostenabrechnung, idealerweise im öffentlichen Bereich
• gute Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Bundesreisekostengesetz (BRKG), Auslandsreise­kosten­verordnung (ARV) und den entsprechenden Verwaltungsvorschriften
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Anwender­kenntnisse mit MS Office sowie idealer­weise mit SAP R/3
• möglichst Kenntnisse des ORBS-Buchungs­portals Cytric für Fahrkarten / Flugtickets / Hotels oder vergleichbare Software
• Kenntnisse im Bereich Entsendungen ins Ausland
• sehr gute Team­fähig­keit, organisatorische Stärken und kommunikative Kompetenzen
• selbstständige, service- und lösungs­orientierte Arbeits­weise
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Unser Angebot

Wir bieten eine vielseitige und anspruchs­volle Tätig­keit in einem engagierten Team im inter­nationalen Um­feld mit sehr gutem Arbeits­klima. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle mit einer großzügigen Gleitzeit­regelung, die in Vollzeit (derzeit 39 Std. / Woche) oder Teilzeit besetzt werden kann; ggf. auch aufgeteilt nach Sach­gebieten. Mobiles Arbeiten kann gemäß unserer Betriebs­vereinbarung in Anspruch genommen werden. Die Vergütung richtet sich nach dem TVöD (Bund) unter Einschluss der Sozial­leistungen des öffentlichen Dienstes inklusive einer betrieblichen Alters­vorsorge (VBL) und Zuschuss zum Deutschland-Jobticket. Berufs­erfahrungen finden bei der Gehalts­fest­setzung Berück­sichtigung. Ihre berufliche Entwicklung wird durch vielfältige Weiter­bildungs­möglichkeiten gefördert.

Unser Institut liegt verkehrs­günstig auf dem Universitäts­campus Westend und kann mit öffentlichen Verkehrs­mitteln gut erreicht werden. Die Anmietung eines Park­platzes ist je nach Verfügbar­keit möglich. Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwer­behinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwer­behinderter sind aus­drücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hinter­grunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Onlinebewerbungsportal unter https://www.lhlt.mpg.de/stellenangebote. Bitte übermitteln Sie diese mit Ihren aussage­kräftigen Unter­lagen (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeits- und Abschluss­zeugnisse). Bewerbungen per E-Mail oder Post können nicht berück­sichtigt werden.

Bewerbungsschluss ist am 12. April 2023.