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Teamassistenz (m/w/d) für das Referat Kultur und Bildung

companyBezirk Oberbayern Personalreferat
locationMünchen, Deutschland
PublishedPublished: 15.11.2022

Kultur und Bildung sind uns eine Herzensangelegenheit. Unsere vielfältigen Sammlungsbestände sind Teil des kulturellen Erbes. Es zu bewahren und zu vermitteln ist uns ein zentrales Anliegen. Das kulturelle Gedächtnis Oberbayerns lebendig zu halten und in die Zukunft zu führen, ist unsere Ver­antwortung. Unsere Förder- und Ausbildungs­schulen unterstützen gezielt die Ent­wicklung von Kindern, Jugendlichen und jungen Leuten mit Behinderungen, führen sie an die Bewältigung des Alltags heran und fördern ihre sozialen Kompetenzen. Durch unsere Aktivitäten und Veranstal­tungen fördern wir ein inklu­sives Miteinander, damit sich bei uns jeder zu Hause fühlen kann. Sie streben einen sicheren Arbeitsplatz an, an dem man Ihre beruf­lichen Ziele ebenso unterstützt wie Ihren Wunsch nach flexiblem Arbeiten in einer wertschätzenden Umgebung? Dann ist Ihr Platz bei uns: Im Referat „Kultur und Bildung“ brauchen wir Ihre Kenntnisse und Erfahrung, um spannende Herausforderungen zu meistern. Kommen Sie zu uns. Gemeinsam gestalten wir Oberbayern als soziale und kulturelle Heimat für alle. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt, frühestens zum 01.01.2023, ist folgende Stelle in Teilzeit (19,5 Wochenstunden) befristet bis vorerst 31.12.2024 in Entgeltgruppe 7 TVöD/VKA zu besetzen: Teamassistenz für das Referat „Kultur und Bildung“ (Kennzi?er 2022/31001-1) Wir sind für die Menschen da. Welche Aufgaben erwarten Sie? Allgemeine Assistenztätigkeiten für die Sachbearbeitenden in den Arbeitsgebieten (Organisation und Koordination der Tagesstruktur in den Arbeitsgebieten: Erteilung von telefonischen Auskünften, Terminmanagement, Überwachung von Wiedervorlagen, Betreuung von Schnittstellen, Beschwerdemanagement usw.) Organisation und Koordination (inklusive Terminmanagement) sowie Betreuung (einschließlich Protokollführung) und Nachbereitung von Jurysitzungen und (kulturellen) Veranstaltungen (inklusive Versicherungsmanagement) Gremien (z.B. Kommissionen) internen und externen Besprechungen Vornahme von Buchungen in „proDoppik“, Haushaltsüberwachung innerhalb der Arbeitsgebiete Mitwirkung bei der Pflege der Intranet- und Internetseiten des Bezirks Oberbayern für das Referat „Kultur und Bildung“ (beispielsweise Einstellen von Veranstaltungen) Pflege der Adressdatenbank und Erledigung von Versandaktionen (beispielsweise Ein­ladungs­versand) Dokumentenverwaltung, insbesondere Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen Urlaubs- und Krankheitsvertretung der weiteren Assistenzen Vom Verwalten zum Gestalten – das bringen Sie mit: Erfolgreiche Ausbildung / erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) (VFA-K) (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder des Beschäftigtenlehrgangs I oder in der 2. Qualifikationsebene, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen, oder zum Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder zum Kaufmann (m/w/d) für Tourismus und Freizeit oder zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder einen anderen vergleichbaren Abschluss in einer kaufmännisch-verwaltenden Fachrichtung Nachweisbare Berufserfahrung (von mindestens zwei Jahren) im Bereich Büroorganisation und Protokollführung Sehr gute EDV-Kenntnisse (v.a. Word, Excel, PowerPoint) Kenntnisse im Umgang mit RIS (Ratsinformationssystem) und proDoppik oder die Bereitschaft, sich in diese und gegebenenfalls andere, neue Programme einzuarbeiten Gültige Fahrerlaubnis der Klasse B / 3, verbunden mit der Bereitschaft, Ortstermine wahrzunehmen Sehr gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (u.a. sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik) Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit außerhalb der Rahmenarbeitszeiten (abends und an Wochenenden bei kulturellen Veranstaltungen) Hohes Maß an Sozialkompetenz sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit Organisationsfähigkeit Gründliche und gewissenhafte Arbeitsweise sowie sicheres und souveränes Auftreten, auch in Stresssituationen Zuverlässigkeit und Termintreue Wünschenswert sind Kenntnisse und/oder einschlägige, nachweisbare Erfahrungen in der Betreuung von Sitzungen und/oder Veranstaltungen Darauf dürfen Sie sich freuen: Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungsreichen Tätigkeiten folgende Benefits: Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig Arbeiten in einem guten Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur Eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukturiert an die neue Aufgabe heranführt, sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team Ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten und eine Kinderbetreuung in der betriebseigenen Kinderkrippe Einen Arbeitsplatz mitten in München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel Einen Fahrtkostenzuschuss für MVV und Bahn Die Möglichkeit, Homeoffice zu nutzen Unterstützung bei der Wohnungssuche durch eigene Wohnungsangebote Eine attraktive Großraum- bzw. Ballungsraumzulage Absicherung fürs Alter durch die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes Eine eigene Kantine Betriebliche Gesundheitsförderung und Sportangebote im Haus Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, die Sie uns bitte bis zum 04.12.2022 unter Angabe der Kennzi?er 2022/31001-1 bevorzugt über unser Onlineportalzukommen lassen. Für Fragen stehen Ihnen folgende Ansprechpersonen gerne zur Verfügung: Bezirk Oberbayern Personalreferat, Frau Kovac 80535 München bewerbung@bezirk-oberbayern.de Tel.: 089 2198-14102 Bezirk Oberbayern Referat 31, Frau Wanke 80535 München Julia.Wanke@bezirk-oberbayern.de Tel.: 089 2198-31001 https://www.bezirk-oberbayern.de/jobs-karriere Der Bezirk Oberbayern ist als kommu­nale Gebiets­körper­schaft zu­ständig für die rund 4,6 Millionen Menschen in der Region. Wir sind einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behin­derungen und für Pflege­bedürftige. Wir erfüllen aber nicht nur soziale und gesund­heitliche Auf­gaben, sondern engagieren uns als Träger von Museen, Schulen und Fach­bera­tungen auch für Kultur, Bildung, Heimat und Umwelt. Finan­ziert wird der Bezirk Oberbayern über die ober­bayerischen Land­kreise und kreis­freien Städte. Aus ihnen kommen die gewählten Mitglieder des Bezirks­tags, der als politisches Gremium die Auf­gaben des Bezirks gestaltet. Hier erfahren Sie mehr über die Umsetzung der DSGVO bei uns: https://www.bezirk-oberbayern.de/Bewerber-Datenschutz. Der Bezirk Oberbayern ist viel­fältig, genauso wie seine Mitar­beitenden. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Orien­tierung und Identität, ethnischer sowie sozialer Herkunft und Natio­nalität, Religion, Welt­anschauung, sichtbaren und nicht sichtbaren Behinde­rungen. Wir freuen uns auf Bewer­bungen von Menschen mit einer Schwer­behinderung. Diese werden bei gleicher Eignung bevorzugt.