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Vorzimmerkraft (m/w/d) in Leitungsbüros

companyBayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration
locationMünchen, Deutschland
PublishedPublished: 24.1.2023
Weitere Tätigkeitsbereiche
Vollzeit

Wir suchen für abwechslungsreiche Aufgaben in einem spannenden und dynamischen Arbeits­umfeld mehrere Vorzimmerkräfte (m/w/d) in Leitungsbüros Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration ist eine oberste Landes­behörde mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäfts­bereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fach­behörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leit­entscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Frei­staats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicher­heit im Freistaat, kümmern uns um die Demo­kratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürger­innen und Bürgern eine moderne und leistungs­starke Verwaltung zu bieten. Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen: Als Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro des Amtschefs bzw. als Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro der Ministerialdirektorin oder als Vorzimmerkraft (m/w/d) in Abteilungsvorzimmern (Öffentliche Sicher­heit und Ordnung, Feuer­wehr und Katastrophen­schutz, Digitalisierung und Daten­schutz) insbesondere: Terminplanung und -überwachung Abwicklung des Telefonverkehrs Zusammenstellung von Termin- und Besprechungsunterlagen Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen Besucherbetreuung Abwicklung der büroeigenen bzw. abteilungsinternen Korrespondenz Sichten und Sortieren der eingehenden (elektronischen) Post Führen von Vorgängen in der E-Akte inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung Organisation von Dienstreisen Gemeinsam mit der weiteren Vorzimmerkraft werden die oben genannten Aufgaben wahrgenommen sowie die Präsenzzeiten abgedeckt Zu Ihrer Qualifikation gehören: Überdurchschnittlich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats­bereich, wünschenswert im öffentlichen Dienst Interesse am politischen Tagesgeschehen sowie dem viel­fältigen Themen- und Aufgaben­spektrum des Innenressorts Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucks­vermögen, fundierte Schreibfertig­keiten und Rechtschreib­kenntnisse Gewissenhafte und sorgfältige Arbeits­weise sowie Organisationsgeschick Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauens­würdigkeit Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität Unser Angebot an Sie: Ein unbefristeter krisensicherer Arbeits­platz in zentraler Innen­stadtlage in München Eine übertarifliche Bezahlung für die Dauer der Verwendung im Amtschef­büro sowie im Büro der Ministerial­direktorin in der Entgeltgruppe 9a bzw. 8 TV-L, im Abteilungs­vorzimmer in Entgeltgruppe 8 TV-L Nähere Informationen zu den Entgeltgruppen finden Sie z.B. unter www.oeffentlicher-dienst.info; einschlägige und/oder förderliche hauptberufliche Tätigkeiten können nach einer individuellen Prüfung bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Landesbehörde (sogenannte „Ministerialzulage“ i.H.v. circa 173 Euro monatlich) Funktionsgebundene Zulage nach erfolgreicher Einarbeitung i.H.v. 200 Euro bis 250 Euro brutto monatlich Ggf. Ballungsraumzulage (sogenannte „Münchenzulage“ i.H.v. circa 136 Euro monatlich) Tarifliche Jahressonderzahlung (ehemaliges „Weihnachtsgeld“) Betriebliche Altersvorsorge, vergünstigtes Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr, vermögenswirksame Leistungen Modern ausgestatteter, arbeitsergonomisch optimierter Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage Gleitende Arbeitszeit (Präsenzzeit) mit sehr guten Ausgleichsmöglichkeiten Gezielte Fort- und Weiterbildungen Die Stellen sind für eine Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwer­behinderte Bewerber (m/w/d) haben bei der Personal­auswahl Vorrang vor gesetzlich nicht bevor­rechtigten Bewerbern (m/w/d) mit im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fach­licher Leistung. Die Stellen sind grund­sätzlich teilzeit­fähig, wenn durch die Arbeits­platzteilung eine ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gewähr­leistet ist. Die Tätigkeiten erfordern die Durchführung einer erweiterten Sicherheits­überprüfung nach Art. 11 Bayerisches Sicherheits­überprüfungs­gesetz. Für Fragen rund um unsere Ausschreibung steht Ihnen gerne Frau Schüttenkopf (Tel. 089 2192-4146) zur Verfügung. Ihre aussagekräftigen und voll­ständigen Bewerbungs­unterlagen (Motivations­schreiben, lückenloser Lebens­lauf, Schul-, Berufs­abschluss- und Arbeitszeugnisse, einschlägige Fortbildungsnachweise) richten Sie bitte möglichst mit Angabe Ihres bevorzugten Einsatzbereichs bis spätestens 12.02.2023 per E-Mail an Bewerbungen-Z5@stmi.bayern.de (Max. 10 MB, ausschließlich in einem PDF-Dokument ohne aktive Inhalte – andere Datei­formate oder Downloads aus Internet­speichern bleiben aus Sicherheits­gründen unberücksichtigt.) oder per Post an Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration, Sachgebiet Z5, Odeonsplatz 3, 80539 München Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter https://www.innenministerium.bayern.de/hil/datenschutz/spezifisch/index…. Auf dem Postweg eingehende Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens unter Beachtung des Datenschutzes sowie des AGG vernichtet. Bitte verzichten Sie daher auf die Verwendung von Bewerbungsmappen oder Folien und reichen Sie keine Original­unterlagen ein. Auslagen für Vorstellungsgespräche können nicht übernommen werden. Nähere Informationen über unser Haus und seine vielfältigen Zuständigkeiten und Aufgaben finden Sie im Internet unter www.innenministerium.bayern.de.