Die Max-Planck-Forschungsstelle für die „Wissenschaft der Pathogene“ unter der Leitung von Prof. Emmanuelle Charpentier ist ein internationales Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) mit Sitz in Berlin. Das Institut (40 Mitarbeitende) wurde 2018 mit dem Ziel gegründet, die Grundlagenforschung zu Krankheitserregern (Bakterien und Viren), die menschliche Krankheiten verursachen, zu stärken. Die Verwaltung der Forschungsstelle besteht aus 3 Mitarbeitenden für die Bereiche Buchhaltung, Einkauf und Personal, die direkt mit der Direktorin zusammenarbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.mpusp.mpg.de/16543/team-administration.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz für den Verwaltungsbereich (m/w/d)
(Teilzeit 20 Stunden, zunächst befristet auf 2 Jahre)
Aufgaben
Sie unterstützen die Verwaltungsbereiche Buchhaltung, Einkauf und Personal in folgenden Themenbereichen:
- Sekretariatsaufgaben (Übersetzungen für alle Verwaltungsbereiche Deutsch/Englisch in Wort und Schrift, Erstellung und Überprüfung von Formularen, Versendung von Briefen und Paketen, Terminvergabe für betriebsärztliche Untersuchungen)
- Travelmanagement (Vorbereitung von Dienstreisen, Buchung von Reisemitteln, Erstellung von Übersichten)
- Rechnungsbearbeitung (Bearbeitung von Lieferscheinen, Mitwirkung bei der digitalen Rechnungsbearbeitung, Bearbeitung von Reklamationen)
- Anlageninventur (Unterstützung bei wiederkehrenden Arbeiten, Überprüfung der Inventurlisten, Erfassung von Geschäftszimmerausstattungen)
- Veranstaltungen (Mitwirkung bei der Veranstaltungsplanung intern und extern, Organisation von Bewirtungen)
- International Office (Unterstützung der ausländischen Beschäftigten bei der Beantragung von Aufenthaltstiteln, Unterstützung bei Behörden)
Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung von Vorteil
- Sichere Kenntnisse und Erfahrungen mit Softwareanwendungen (Microsoft Office) und SAP R/3 sind erwünscht
- Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse (C1/C2) in Wort und Schrift
- Strukturierte, präzise und selbständige Arbeitsweise sowie die Bereitschaft, an Fortbildungen teilzunehmen, Bereitschaft zur Übernahme projektbezogener Aufgaben im Verwaltungsteam
- Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit wird vorausgesetzt
- Wünschenswert sind Multitaskingfähigkeiten, Organisationstalent und Teamfähigkeit für die Zusammenarbeit mit allen drei Verwaltungsbereichen
Wir bieten
- Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
- Regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten innerhalb und außerhalb der Max-Planck-Gesellschaft
- Bezahlung nach TVöD Bund mit allen üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, wie z. B. einer Altersvorsorge (VBL) und einer Jahressonderzahlung
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit)
- Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, Jobticket (Vergünstigung im Verkehrsverbund Berlin‑Brandenburg) sowie Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket
- Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung (durch eine externe Einrichtung)
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt.
STBL1_DE