Vorstandsassistenz (m/w/d) für den Bereich IT

Sie sind ein Organisationstalent und möchten Ihre ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten unter Beweis stellen? Sie sind eine engagierte und vertrauenswürdige Person, die es versteht, komplexe Herausforderungen lösungsorientiert zu meistern und dabei stets den Überblick zu behalten? Wir haben den passenden Job für Sie! Für unsere Hauptverwaltung in Regenstauf bei Regensburg suchen wir ab 01.01.2026 eine Vorstandsassistenz (m/w/d) für unseren IT-Vorstand in Vollzeit.

In Ihrer Funktion unterstützen Sie unseren IT-Vorstand in strategischen und operativen Prozessen und Tätigkeiten. Sie koordinieren vereinsweite, abteilungsübergreifende Projekte und sorgen als Bindeglied zwischen Vorstand, Fachabteilungen und externen Ansprechpersonen für eine reibungslose Kommunikation auf allen Ebenen.

Als modernes Unternehmen bieten wir Ihnen innovative Arbeits(zeit)modelle. Mobiles Arbeiten ist bei uns nicht nur möglich, sondern gelebte neue Arbeitsrealität. Egal wie Sie Ihr Leben gestalten möchten, wir haben den richtigen Job für Ihre Work-Life-Balance.

Mit mehr als 700.000 Mitgliedern ist die Lohi einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Wir betreuen unsere Mitglieder seit über 50 Jahren in allen Einkommensteuerangelegenheiten, begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG. Als Selbsthilfeeinrichtung steht bei uns der Mensch im Mittelpunkt. Zufriedene Beschäftigte und Mitglieder bestätigen unseren Kurs und sind zugleich unser größter Antrieb, weiterhin unser Bestes zu geben.

• Administrative Unterstützung: Sie organisieren und verwalten den gesamten Tagesablauf des IT-Vorstands, einschließlich der Terminplanung, der Kalenderverwaltung sowie der Reisebuchung. Zudem unterstützen Sie Ihren Vorstand bei der Vorbereitung von Besprechungen, indem Sie Tagesordnungen erstellen und Protokolle anfertigen.
• Kommunikationsmanagement: Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen (E-Mail, Telefon, Ticket-System) aus internen Abteilungen. Als Bindeglied zwischen dem Vorstandsteam, den Führungskräften und externen Partnern stellen Sie einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit den Assistenzen der anderen Vorstandsbereiche sowie deren Vertretungen zusammen.
• Projektmanagement: Sie unterstützen bei der Planung, Koordination und Überwachung von Projekten. Dabei verwalten Sie Projektzeitpläne und Ressourcen und sorgen dafür, dass die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten reibungslos verläuft.
• Informationsmanagement: Sie erstellen Präsentationen, Berichte und andere relevante Dokumente. Darüber hinaus pflegen und aktualisieren Sie Datenbanken in unseren IT-Tools.
• Vertretungsfunktion: Sie vertreten bei Bedarf den IT Vorstand bei Meetings und Veranstaltungen und erstellen im Anschluss aussagekräftige Berichte und Protokolle.
• Effizienzsteigerung: Sie identifizieren proaktiv Optimierungspotenziale in Prozessen und Abläufen. Durch Ihre Initiativen tragen Sie dazu bei, die Effizienz und Produktivität des Vorstandsteams nachhaltig zu steigern.

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation. Sie bringen fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise als Assistenz (m/w/d) auf Managementebene im IT-Umfeld oder in einer vergleichbaren Position.
• Sie verfügen über sehr gute Anwenderkenntnisse im IT-Bereich, insbesondere in Excel. Im Umgang mit digitalen Arbeits- und Kollaborationstools wie Ticketsystemen, Projekt- und Wissensmanagementplattformen (z.B. Jira und Confluence) sowie Videokonferenz-Tools sind Sie vertraut.
• Dank Ihrer ausgeprägten Kommunikationsstärke treten Sie jederzeit souverän und verbindlich auf und arbeiten gerne im Team.
• Sie erledigen Ihre Aufgaben mit hoher Sorgfalt, Qualität und Diskretion und behalten auch in hektischen Phasen den Überblick. Zudem verfügen Sie über hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Sie arbeiten motiviert, eigeninitiativ und flexibel und sind bereit zu gelegentlichen Dienstreisen.
• Fließende Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss.

Flexibilität & Work-Life-Balance

• Wir fördern eine moderne Arbeitskultur, die zu Ihrem Leben passt. Deshalb können Sie Ihre Zeit frei einteilen und selbst entscheiden, ob Sie lieber mobil arbeiten möchten oder ins Büro kommen.
• Egal ob im Büro oder im Homeoffice: Wir unterstützen Sie mit modernem Equipment sowie einer Homeoffice-Zulage und einem Fahrtkostenzuschuss, wenn Sie ins Büro kommst.

Berufliche Entwicklung & Weiterbildung

• Ihre Entwicklung ist uns wichtig. Deshalb bieten wir Ihnen regelmäßige, kostenfreie Fort- und Weiterbildungen und fördern gezielt Ihre individuelle Entwicklung.
• Sie werden umfassend durch unsere erfahrenen Teammitglieder eingearbeitet.

Soziale & finanzielle Absicherung

• Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung im Alter mit einer vollständig arbeitgeberfinanzierten Altersvorsorge.
• Freuen Sie sich auf einen monatlichen Gutschein über 50 € zum Shoppen oder Tanken sowie vermögenswirksame Leistungen.
• Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist unser gemeinsames Anliegen. Wir unterstützen unsere Beschäftigten durch einen Zuschuss zum Kindergarten.

Gesundheit & Nachhaltigkeit

• Die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden unterstützen wir durch unser Firmenfitnessprogramm mit einem breiten Sport- und Wellnessangebot.
• Wir fördern nachhaltige Mobilität. Mit unserem Jobrad-Programm können Sie kostengünstig ein Fahrrad oder E-Bike leasen.
• 30+ Urlaubstage sorgen für Erholung und Ausgleich.

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