Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungs­einrichtung. Ihre 84 Institute betreiben weltweit führende Forschung in den Natur-, Lebens-, Sozial- und Geisteswissenschaften und dienen der Gesellschaft durch wissenschaftliche Exzellenz.

Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) befindet sich auf dem Wissenschafts­campus Hamburg‑Bahrenfeld und erforscht künstliche Quanten­zustände jenseits des makroskopischen Gleichgewichts von Materie. Die atomaren und elektronischen Dynamiken werden gezielt mit ultraschnellen Lichtimpulsen und räumlicher Kontrolle über atomare Positionen gestaltet, um neue funktionale optische und elektronische Eigenschaften zu erzeugen. Das MPSD ist ein hochgradig internationales und vielfältiges Institut, in dem Wissenschaftler*innen aus über 30 Ländern zusammenarbeiten. Es besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die experimentelle und theoretische Forschung verbinden, und bietet ein dynamisches, kooperatives Forschungsumfeld.

Zur Unterstützung von Professor Philip J.W. Moll suchen wir eine motivierte und gut organisierte Persönlichkeit. Prof. Philip Moll ist ein ausgewiesener Experte auf dem Gebiet der Quanten­materialien und leitet das Department Microstructured Quantum Matter am Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie. Er führt ein dynamisches Team und fördert internationale Kooperationen auf höchstem Forschungs­niveau.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Administrative Assistenz für den Direktor der Abteilung für Mikrostrukturierte Quanten­materie (m/w/d)

Sie unterstützen den Direktor in allen organisatorischen Belangen des täglichen Geschäfts und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem

• Umfassende Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft, einschließlich vorausschauender Kalender­führung und Termin­planung
• Sicherstellung der reibungslosen Durchführung aller Reisen durch Überwachung, Koordination und ggf. Anpassung von Reise- und Besprechungs­plänen
• Reisemanagement, einschließlich der Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundes­reisekosten­gesetz
• Organisation, Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen
• Erledigung administrativer Aufgaben wie Büroorganisation, Beschaffung und Dokumenten­verwaltung
• Unterstützung der internen Kommunikation innerhalb der Abteilung sowie institutsweit
• Empfang und Betreuung von Gästen und (hochrangigen) Besuchern

Darüber hinaus übernehmen Sie:

• Flexible und eigenverantwortliche Anpassung an die sich verändernden Anforderungen im Arbeitsalltag des Direktors
• Verantwortung für die externe Kommunikation des Direktors und fungieren als zentrale Ansprechperson für wichtige externe Partner – einschließlich Vertreter anderer Forschungs­einrichtungen, politischer Entscheidungs­träger, Mitglieder der Zivilgesellschaft und potenzieller Förderer
• Verlässliche und diskrete Umsetzung aller Aufgaben mit hohem Maß an Professionalität und organisatorischer Kompetenz

Auch wenn es sich um eine vorwiegend administrative Position handelt, bietet diese Tätigkeit deutlich mehr als Routine­tätigkeiten: Sie arbeiten in einem inspirierenden Forschungs­umfeld an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Organisation und internationalem Austausch. Ihre Arbeit trägt wesentlich zum reibungslosen Ablauf einer weltweit vernetzten Abteilung und zum Erfolg herausragender Forschungs­projekte bei.

Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. als Fremdsprachen­korrespondent*in, oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Verwaltung eines internationalen akademischen Umfelds mit.

Folgende Fähigkeiten und Eigenschaften zeichnen Sie aus:

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritäten­setzung bei gleichbleibend positiver Ausstrahlung
• Serviceorientiertes und lösungsorientiertes Denken
• Hervorragende interkulturelle Kompetenz und Kommunikations­stärke
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Weitere Sprachkenntnisse und Erfahrung im Wissenschafts- oder Hochschul­bereich sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und die Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, zuverlässig und mit Freude im Team.

• Eine abwechslungsreiche Position mit Entwicklungs­möglichkeiten in einem wachsenden, interdisziplinären und international ausgerichteten Forschungs­institut mit langfristiger Perspektive
• Ein kollegiales, teamorientiertes Umfeld und ein moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude
• Vielfältige individuelle Weiterbildungs­möglichkeiten
• Die Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf ist ein zentraler Bestandteil unserer Personal­strategie und wird aktiv gefördert
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit Option auf eine unbefristete Übernahme
• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket
• Vergütung und Sozialleistungen je nach Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zusätzlich Alters­versorgung (VBL)

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