Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen bei der Abteilung Kindertagesbetreuung (KITA) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d)

Teilzeit, unbefristet

Der Stellenumfang beträgt 64,10 % (25 Wochenstunden).

Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 7 TVöD.

Aufgaben

Ihre Aufgaben:

• Frontoffice der Abteilung KITA mit persönlichem und telefonischem Erstkontakt
• Bearbeitung des Posteingangs sowie Weiterleitung nach Zuständigkeit und Dringlichkeit
• allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben, insbesondere Schriftverkehr, Aktenführung, Ablage und Pflege von Datenbanken
• Telefondienst mit Erstauskünften, Weiterleitungen und Erstellung von Telefonnotizen
• Fehlzeitenbeauftragte*r der Abteilung, insbesondere für Krank- und Gesundmeldungen
• Materialbeschaffung und organisatorische Auftragsabwicklung
• Vorbereitung und Erfassung von Sitzungsunterlagen (Session)

Änderungen des Aufgabengebietes und organisatorische Änderungen bleiben vorbehalten.

Profil

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und ein pragmatischer Umgang mit Herausforderungen
• gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und Büroorganisation
• sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• eine selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• freundliches und verbindliches Auftreten im persönlichen und telefonischen Kontakt
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Organisationsgeschick
• sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten und Verwaltungsunterlagen

Wir bieten

Wir bieten:

• ein engagiertes und kollegiales Team
• strukturierte Einarbeitung sowie umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dienstrad-Leasing
• vielfältige städtische Vergünstigungen – z. B. bezuschusstes Deutschlandticket, vergünstigter Mittagstisch in ausgewählten Betrieben sowie ermäßigter Eintritt in städtische Einrichtungen wie Theater, Schwimmbäder, Museen und den Tiergarten

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