Assistent*in (m/w/d) des Vorstands

Hier oben, im Norden Schleswig-Holsteins, kurz vor der dänischen Grenze, gibt es ungeahnte Karrierechancen für alle, die dort arbeiten möchten, wo andere Urlaub machen. Wollen Sie gemeinsam mit uns die Stadt Flensburg innovativ gestalten? Dann können Sie sich auf die Ostsee, unseren idyllischen Hafen, zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten und spannende Herausforderungen freuen!

Bei der Stadt Flensburg ist im Fachbereich Zentrale Dienste/Büro des Oberbürgermeisters zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Assistent*in (m/w/d) des Vorstands

befristet bis zum 31.12.2027 zu besetzen. Eine Entfristung wird angestrebt.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit 39 Wochenstunden, die nach Entgeltgruppe 9a TVöD bewertet ist.

Die Bereitschaft, in gegenseitiger Abstimmung die tägliche Arbeitszeit der Büroanwesenheit für die Vorstandsmitglieder und des Stadtpräsidiums anzupassen, wird vorausgesetzt.

Eine Besetzung mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames, den Anforderungen des Arbeitsplatzes entsprechendes Arbeitszeitmodell gefunden werden kann.

• umfassende Büroorganisation sowie Koordinierung von Aufgaben und Projekten
• eigenständige mündliche und schriftliche Kommunikation sowohl verwaltungsintern wie auch gegenüber Dritten
• organisatorische und administrative Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gesprächen, einschließlich Protokollführung
• selbstständige Beschaffung und Aufbereitung von Informationen aus der Verwaltung und von Externen einschließlich (Internet-)Recherche
• Schreibtätigkeiten über MS Office und SD-Net (Ratsinformationssystem) inklusive Fertigung von Präsentationen (MS PowerPoint)
• Unterstützung im Büro des Oberbürgermeisters

Vorausgesetzt wird, dass der/die Stelleninhaber/in (m/w/d) Informationen und Abläufe entsprechend ihrer Bedeutung einordnen kann und hierbei nach innen und außen sozial kompetent und sicher auftritt. Er/sie (m/w/d) soll auf Anforderungen und Bedarfe flexibel reagieren können und Entwicklungen im Aufgabenspektrum strukturiert umsetzen.

• abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d) oder
• abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung oder
• abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r, Kauffrau/-mann (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare dreijährige Ausbildung (m/w/d) oder
• umfassende Kenntnisse der dänischen oder englischen Sprache in Wort und Schrift

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

Wir erwarten:

• selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• ein hohes Maß an Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• ausgeprägtes Kommunikationsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• freundliches und verbindliches Auftreten
• umfassende Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint), in Outlook- und Dokumentenmanagementsystemen und die Bereitschaft, das Thema Digitalisierung in Ihrem Arbeitsbereich weiterzuentwickeln

• vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
• Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
• jährliche Sonderzahlungen
• Tauschtage im Rahmen des „Zeit-statt-Geld-Wahlmodells“
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
• Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
• NAH.SH-Jobticket
• Arbeitsplatz mit direkter Innenstadtlage und guter Verkehrsanbindung

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