Assistenz Büromanagement (m/w/d)

Wir sind ein leistungsfähiges und zukunftsorientiertes Dienstleistungsunternehmen der sozialen Sicherheit mit mehr als 3.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Als regionaler Träger der Deutschen Rentenversicherung sind wir für die Regierungsbezirke Oberbayern, Niederbayern und Oberpfalz zuständig. An den Standorten Landshut und München sind wir kompetenter und verlässlicher Ansprechpartner für rund 2,9 Millionen Versicherte, für Arbeitgeber sowie für 1 Million Rentnerinnen und Rentner.

Zur Verstärkung unserer aktuell ca. 175 Mitarbeiter/innen umfassenden IT-Abteilung suchen wir für das Büro des Abteilungsleiters an unserem Standort in Landshut oder München ab sofort eine

Assistenz Büromanagement (m/w/d)

Allgemeine Büroorganisation, Kommunikation und Terminmanagement

• Bearbeitung des Posteingangs (E-Mails, Unterlagen, etc.) der Abteilung IT sowie Weiterleitung an zuständige Stellen innerhalb und außerhalb der DRV Bayern Süd
• Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen sowie Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Gremienterminen
• Erstellung und Aufbereitung von Sitzungsunterlagen und Protokollen
• Terminplanung, -koordinierung u.-überwachung

Dokumenten- und Informationsmanagement

• Pflege und Überwachung der Wiedervorlagen sowie Ablageorganisation
• Aufbereitung und Bearbeitung von Word-, Excel- und Power Point Dokumenten nach inhaltlichen Vorgaben

Unterstützung der Abteilungsleitung

• Mitarbeit bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Abteilungsleitung
• Unterstützung in Personalangelegenheiten (z.B. Personalverfügungen, Zeitauswertungen, Koordination von Urlaubs- und Krankmeldungen etc.)
• Organisatorische Planung des On-/Offboardings von Mitarbeitern
• Mitwirkung bei der Verbesserung von Arbeitsabläufen im Abteilungsbüro

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
  bzw. vergleichbare Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
• Umfassende Kenntnisse im Büromanagement erforderlich, idealerweise in der Assistenz auf mittlerer Managementebene
• Betriebswirtschaftliches Verständnis
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen
• Strukturiertheit und Selbstorganisation
• Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Serviceorientierung
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Verschwiegenheit und Integrität
• Bereitschaft zu gelegentlichen Standortreisen zwischen den Dienststellen Landshut und München

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz
• Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einer unbefristeten Stelle in Vollzeit (39 Std./Woche)
• Eine Vergütung in Entgeltgruppe 8 sowie eine Jahressonderzahlung nach TV-TgDRV
• Betriebliche Altersvorsorge, Zusatzversorgung und soziale Leistungen des öffentlichen Dienstes
• Gewährung einer Ballungsraumzulage – in München – unter bestimmten Voraussetzungen
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten, Teilzeit sowie Home-Office
• Kostenfreie Parkplätze am Dienstgebäude und ein eigenes Betriebsrestaurant
• Rund 200 attraktive Dienstwohnungen in Standortnähe – Vergabe unter bestimmten Kriterien
• Übernahme der Umzugskosten – bei Erfüllung der Voraussetzungen
• Individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Betriebssportangebote und Kooperationen zum Freizeitsport
• Deutschlandticket Job – bei Erfüllung der Voraussetzungen
• Vergünstigungen und Rabattaktionen bei externen Firmen

Die Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd fördert die Gleichstellung aller Beschäftigten und begrüßt Bewerbungen aller Personen, unabhängig von deren Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung, Geschlecht oder bestehender Behinderung. Bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Bewerbende bevorzugt berücksichtigt.

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