Assistenz der Amtsleitung mit Schwerpunkt Technik (m/w/d)

Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.


Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Amtsleitung mit Schwerpunkt Technik (m/w/d)

Grünflächen- und Tiefbauamt, Stadtbezirk Schwenningen, unbefristet, Vollzeit, EG 9a TVöD
Sie möchten als kommunikative und strukturierte Persönlichkeit Verantwortung übernehmen und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ in technischen Angelegenheiten unterstützen? Sie sind erster Kontakt für interne und externe Anfragen und haben Freude daran Projekte aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben

• Unterstützung der Amtsleitung in technisch-administrativen Fragestellungen
• Übernahme von Sonderaufgaben und Ad-hoc-Themen zur operativen Entlastung
• Steuerung und Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements
• Abstimmung und Begleitung von Bauvorhaben
• Mitwirkung bei der Erstellung von Drucksachen und Entscheidungsvorlagen
• Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Amtsleitung, Fachabteilungen und externen Partnern
• Begleitung und Nachverfolgung von Optimierungsprozessen
• Pflege und Überwachung der zentralen Projektübersicht
• Koordination von Projektabstimmungen und Fortschrittskontrollen
• Eigenständige Organisation und Moderation von Abstimmungsrunden
• Unterstützung beim Kostencontrolling
• Organisation von Veranstaltungen und Terminen
• Erstellung von Schriftsätzen und Korrespondenz für die Amtsleitung
• Qualitätssicherung von Zuarbeiten und Berichten

Profil

• Techniker und Meister der Fachrichtung Bau und Umwelt, technischer Betriebswirt, Verwaltungsfachangestellte oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Technisches Grundverständnis im Bauwesen von Vorteil
• Erfahrung im Projektmanagement, idealerweise im Bau- oder Infrastrukturbereich oder in der Qualitätssicherung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (u. a. MS Office, enaio)
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Serviceorientiertes und freundliches Auftreten, auch in hektischen Situationen
• Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise

Wir bieten

• kollegiale Zusammenarbeit in einem Team, in dem Ihre Ideen und Meinungen gefragt sind
• zukunftssichere Beschäftigung
• im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
• Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
• betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
• attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance'
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten

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