Assistenz der Fachbereichsleitung

Lübecker Marzipan, Thomas Mann, das Holstentor, - das sind die Begriffe, die vielen zuerst zu unserer Stadt einfallen. Doch die Hansestadt Lübeck ist weit mehr als das. Sie besitzt den größten Fährhafen Europas und ist mit rund 216.000 Einwohnern das Wissenschafts-, Produktions- und Dienstleistungszentrum an der Ostsee.

Wir suchen für unsere Fachbereichsleitung des Fachbereichs Wirtschaft und Soziales zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Fachbereichsleitung (EG9a TVöD)

Es handelt sich um eine besondere Vertrauensstellung, bei der neben repräsentativen Aufgaben wie Terminkoordination und Empfang von Gästen für die Fachbereichsleitung (z.T. auch in englischer Sprache) im Wesentlichen folgende Aufgaben zu erledigen sind:

• Vorprüfung und Auswertung der Korrespondenz der Fachbereichsleitung inkl. Schriftverkehr, Ablage und Registratur sowie Telefonannahme für die Fachbereichsleitung
• Terminüberwachung, -koordination und inhaltliche Vorbereitung der Termine sowie Koordination mehrtägiger Termine/ Dienstreisen
• selbständige Erarbeitung von fachbereichsrelevantem Informationsmaterial und generelle Information der Fachbereichsleitung
• Vorbereitung von Grußworten, Reden und Dankesschreiben
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit der Fachbereichsleitung
• Sitzungsvor-/nachbereitung
• Sonderaufgaben der Fachbereichsleitung

• eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung oder eine vergleichbare Ausbildung
• oder eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Kauffrau /-mann für Büromanagement (oder Vorgängerberufe) mit nachgewiesener mindestens mehrjähriger Berufserfahrung (möglichst als Assistent:in, idealerweise als Assistent:in der Geschäftsführung)

Weiterhin erwartet werden:

• nachgewiesene mindestens mehrjährige Berufserfahrung (idealerweise auf einer vergleichbaren Position)
• eine engagierte und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent
• ein gutes Urteilsvermögen, Entscheidungsbereitschaft und Durchsetzungsvermögen sowie Verschwiegenheit
• ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, den Überblick zu behalten
• ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten – mündlich und schriftlich – auch bei schwierigen Themen
• ein Freundlicher, souveräner und sensibler Umgang mit unterschiedlichen Personen
• Kollegialität und Zuverlässigkeit
• ein sicherer Umgang mit den EDV Anwendungen MS-Office und idealerweise MACH und Allris oder die Bereitschaft sich diese Kenntnisse anzueignen
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar GER-Niveau B2)

• Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
• Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
• Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
• Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing,
• Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt

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