Assistenz der Geschäftsführung

Das Haus der Jugendarbeit und Jugendhilfe e.V. (HdJ) ist ein Zusammenschluss von vier bundesweit agierenden Verbänden der Kinder- und Jugendhilfe. Der Verein unterstützt seine Mitglieder durch die Übernahme infrastruktureller und organisatorischer Aufgaben, um deren enge Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Kinder- und Jugendhilfe in Deutschland zu gewährleisten bzw. zu sichern.

Wir suchen idealerweise ab dem 1. Februar 2026 eine

Assistenz der Geschäftsführung

mit einem Beschäftigungsumfang von 100% der betrieblichen Arbeitszeit.

• Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von verschiedenen hausinternen Gremien/Veranstaltungen (z.B. Geschäftsführender Ausschuss, fachpolitische Veranstaltung HdJ) und der Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung.
• Sie managen die infrastrukturellen Abläufe im Haus eigenständig und begreifen sich als „Seele des Hauses“: Koordination der gemeinsamen technischen Infrastruktur (EDV, Cloudtelefonie, Kopiergeräte, Postein- und ausgang), Umsetzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen, Materialbeschaffungen und Anschaffungen unter Maßgabe haushaltsrechtlicher Bestimmungen.
• Sie kommunizieren selbstständig mit Kooperationspartnern und Dienstleistern und vergeben Aufträge hinsichtlich Instandsetzungsarbeiten und Dienstleistungen im Haus (Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Fremdfirmen).
• Ihnen obliegt das Finanz- und Rechnungswesen, die Vorbereitung von Antrag und Verwendungsnachweis, Mittelabrufen, Rechnungslegung, Buchhaltung, Vergabe- und haushaltstechnische Verfahren, Korrespondenz mit Bundesbehörden.
• Sie übernehmen selbstständig und eigenverantwortlich Sekretariats- und Bürotätigkeiten sowie Aktenführung und die Terminplanung.

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Fachkraft für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Sie bringen einschlägige Berufserfahrungen im genannten Tätigkeitsbereich mit, idealerweise im Öffentlichen Dienst oder in einer öffentlich geförderten Einrichtung.
• Ihre Arbeitsweise ist gekennzeichnet durch ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Engagement und Zuverlässigkeit.
• Sie besitzen eine gute Selbstorganisation und sind in der Lage, auch über mehrere Arbeitsvorgänge gleichzeitig, den Überblick zu behalten.
• Sie begreifen sich als Schnittstelle im Haus zwischen vier Organisationen und verstehen sich als unterstützende Hand der Geschäftsführung.
• Sie sind aufgeschlossen, kunden- und dienstleistungsorientiert und treten verbindlich auf.
• Sie sind erfahren in der Anwendung von MS Office, Agenda. Sie besitzen allgemeine EDV-Kenntnisse sowie Kenntnisse des Zuwendungs- und Haushaltsrechtes des Bundes. Kenntnisse im Steuerrecht sind von Vorteil.
• Sie formulieren sicher in Wort und Schrift.

• Sie werden in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis angestellt.
• Sie übernehmen abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeiten für die Strukturen der Kinder- und Jugendhilfe in Deutschland in einem freundlichen und aufgeschlossenen Arbeitsumfeld.
• Sie bekommen eine attraktive Vergütung und Sozialleistungen gemäß TVöD Bund in der Entgeltgruppe 9a.
• Sie erhalten leistungsorientierte Entgeltbestandteile gemäß Leistungstarifvertrag Bund.
• Sie können Ihre Arbeitszeit im Rahmen von Gleitzeit und in gewissem Umfang flexibel gestalten.
• Sie haben Urlaubsanspruch gemäß TVÖD Bund und bekommen Ausgleich für geleistete Mehrarbeit.
• Sie haben die Möglichkeit in überschaubarem Rahmen mobil zu arbeiten.

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