Assistenz der Geschäftsführung

als Assistenz der Geschäftsführung für die Landesgartenschau OG 2032 GmbH in Vollzeit (39 Std./Woche).

Die Stadt Offenburg sucht im Auftrag der Landesgartenschau OG 2032 GmbH Spurenhinterlasser (m/w/d).

Die Landesgartenschau Offenburg 2032 GmbH ist eine neu gegründete GmbH zur Planung und Durchführung der Landesgartenschau im Jahr 2032.

Mit Deiner Tätigkeit machst Du den Unterschied! Alles, was wir als Mitarbeiter*innen der Stadt Offenburg tun, hinterlässt Spuren bei den 63.000 Einwohner*innen, für die wir arbeiten. Damit wir dies auch weiterhin tun können, suchen wir Menschen, die bereit sind, mit uns als Arbeitgeberin zusammen Spuren zu hinterlassen. Denn es macht für die Menschen, die hier leben, einen Unterschied, ob wir unseren Job machen oder eben nicht.

• Das Gremienmanagement liegt in Deiner Verantwortung: Du organisierst insbesondere die Aufsichtsratssitzungen, bereitest Sitzungsunterlagen vor, führst Protokoll und behältst Beschlüsse sowie Fristen im Blick
• Du steuerst und organisierst das Geschäftsleitungsbüro eigenständig und koordinierst das Tagesgeschäft der Geschäftsführung
• Dabei koordinierst Du Termine und organisierst Besprechungen, Reisen und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung
• Zudem prüfst und bearbeitest Du Vorgänge eigenverantwortlich und bereitest fundierte Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung auf
• Du erstellst Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen und führst die Korrespondenz mit Projektpartner*innen, Behörden, Gesellschafter*innen und Dienstleistungsunternehmen
• Darüber hinaus organisierst Du das Dokumentenmanagement sowie die digitale Ablage und sorgst für strukturierte und effiziente Abläufe
• Auch bei Sonderprojekten und Veranstaltungen bringst Du Dich aktiv ein und bist eine verlässliche Ansprechperson für Aufsichtsratsmitglieder und Gesellschafter*innen

• eine Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation erfolgreich abgeschlossen hast und idealerweise bereits Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion und im öffentlichen Umfeld mitbringst
• mit sehr guten organisatorischen Fähigkeiten und einer eigenständigen Arbeitsweise überzeugst
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres Auftreten mitbringst
• durch hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative überzeugst
• idealerweise Erfahrung in der Mitarbeit an Projekten hast

Als Spurenhinterlasser (m/w/d) bieten wir Dir ein befristetes Arbeitsverhältnis im Rahmen der Landesgartenschau sowie eine Vielzahl attraktiver Angebote rund um Deine Beschäftigung an. Dich erwartet eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem bedeutenden Zukunftsprojekt. Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung zusammen und wirst Teil eines dynamischen, engagierten Teams. Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten ermöglichen Dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Zudem erhältst Du eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (nach TVöD bis EG 9a, je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung) und profitierst von einem spannenden Projektumfeld.

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