Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Schader-Stiftung (gegr. 1988) ist eine gemeinnützige Stiftung bürgerlichen Rechts mit Sitz in Darmstadt. Zweck der Stiftung ist die Förderung der Gesellschaftswissenschaften durch die Kommunikation und Kooperation mit der Praxis. Zu diesem Zweck werden auf dem Schader-Campus Tagungen, Kongresse, Workshops, Ausstellungen, und weitere Veranstaltungsformate durchgeführt.

Für die Unterstützung des Vorstands sowie des Office- und Projekt-Managements als

Assistent*in des Vorstands (m/w/d)

suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt
kompetente Verstärkung mit 50 bis 75 % Stellenumfang.

Aufgaben

Sie möchten in einem hoch engagierten, loyalen und interdisziplinären Team arbeiten? Sie behalten den Überblick, übernehmen Verantwortung und können Aufgaben erkennen, delegieren und annehmen? Sie finden Sinn in der Tätigkeit für eine gemeinnützige Stiftung und in der Unterstützung von Lösungsansätzen wichtiger gesellschaftlicher Herausforderungen? Und Sie denken mit uns, dass die Wissenschaftsstadt Darmstadt ein fantastischer, liebenswerter Standort für diese Aufgabe ist? Dann sind Sie wahrscheinlich unsere neue Kollegin oder unser neuer Kollege!

Ihre Aufgaben:

• Direkte Unterstützung des Geschäftsführenden Vorstands sowie des Vorstands Vermögen/Finanzen/Liegenschaften und Koordination der Gremien.
• Interne Koordination zwischen Sekretariat, Projektmanagement, Wissenschaftlichem Kollegium, Buchhaltung, Haus- und Veranstaltungstechnik sowie externen Kooperationspartnern und Dienstleistern.
• Unterstützung des Teams und der Gremien bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen sowie bei Terminabstimmungen.
• Repräsentation der Stiftung am Empfang und bei der Betreuung von Gästen.
• Unterstützung des Wissenschaftlichen Kollegiums bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Besprechungen und Projekten und bei Publikationen.
• Vorbereitende Buchhaltung, Projekt- und Reisekostenabrechnungen.
• Gegenseitige Vertretung mit Sekretariat und Projektmanagement.

Profil

• Freude an administrativen Tätigkeiten, Büroorganisation und der „Blick fürs Ganze“,
• Eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium vorzugsweise mit Erfahrung in Assistenz, Office- oder Projekt-Management (Sie haben einen ganz anderen Berufs- oder Studienweg? Überraschen und überzeugen Sie uns!).
• Sehr gute EDV-Kompetenz (insbesondere Datenbank und Office 365).
• Souveränes und freundliches persönliches Auftreten, Organisations- und Kommunikationstalent, Service- und Dienstleistungsorientierung und die Bereitschaft, gelegentlich Abendtermine wahrzunehmen.
• Deutschkenntnisse auf C2-Niveau und Englischkenntnisse auf B1-/2-Niveau in Wort und Schrift.

Wir bieten

• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten mit Eigenverantwortung in einem qualifizierten, freundlichen und agilen Team mit kurzen Entscheidungswegen und der Offenheit für innovatives Handeln an der Schnittstelle von Wissenschaft und Gesellschaft.
• Die Anstellung in einer Vertrauensposition – eine langfristige, unbefristete Zusammenarbeit wird ausdrücklich angestrebt.
• Eine Anstellung in Teilzeit (zwischen 20 Wochenstunden / 50 % und 30 Wochenstunden / 75 %). Verschiedene Lebenssituationen erfordern verschiedene Arbeitszeitmodelle: Die Option für eine Stundenzahl hat keine Auswirkungen auf den Bewerbungsprozess. Auch eine Vollzeitbeschäftigung ist prinzipiell denkbar.
• Einen attraktiven Arbeitsplatz in einem modernen Büro- und Konferenzgebäude zentral in Darmstadt (Bessungen) mit sehr guter ÖPNV-Anbindung, „Deutschlandticket-Jobticket“ wird bei Bedarf zur Verfügung gestellt.
• Sie partizipieren an Betrieblicher Altersvorsorge und Rad-Leasing über BusinessBike.
• Die Möglichkeit zu teilweise Mobilem Arbeiten (Firmen-Laptop), Gleitzeit, Angebote zur Fortbildung.

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