Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Wir, Flanders Investment & Trade, suchen einen neuen Kolleg/eine neue Kollegin für unser Team in München. Unsere Mission ist es, flämischen Unternehmen zu helfen, in Bayern und Baden-Württemberg erfolgreich zu sein und Investitionen aus Deutschland nach Flandern zu fördern.

Daher suchen wir jemanden, der uns bei der Bearbeitung von Fragen zur Exportunterstützung (= Handelsfälle), bei administrativen Aufgaben, im täglichen Bürobetrieb und im Wissensmanagement (= Datenbanken und CRM-Einträge) unterstützt.

Das Anforderungsprofil umfasst eine Person, die sehr gut organisiert und detailorientiert ist und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügt. Eine Person, die sich in einer Rolle wohlfühlt, in der sie andere unterstützen, für einen reibungslosen Ablauf sorgen und Probleme in Echtzeit lösen kann.

Das Büro in München beschäftigt im Moment drei Mitarbeiter, und weltweit sind wir 340 Mitarbeiter.

• In Deiner Rolle kümmerst Du Dich um die Organisation von Meetings und Besprechungen, bereitest diese vor und sorgst dafür, dass alle relevanten Termine koordiniert werden
• Du unterstützt die Geschäftsleitung nicht nur administrativ, sondern pflegst auch die Korrespondenz und hilfst beim Wissensmanagement mit
• Reisen planen und die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen prüfen fallen ebenfalls in Deinen Aufgabenbereich, während Du zudem beim Onboarding neuer Kollegen hilfst
• Du bist für die Betreuung unserer Kunden da und pflegst die Beziehungen zu unseren Partnern und internen Netzwerken, während Du aktiv mit Stakeholdern kommunizierst
• Du übernimmst die effiziente und präzise Entgegennahme und Bearbeitung von Kundenanfragen. Erfassung und Nachverfolgung eingehender Anfragen zur Gewährleistung einer zeitnahen Bearbeitung
• Wir organisieren auch Veranstaltungen und sind auf Messen vertreten. Als Teil des Teams unterstützt du uns dabei und bist von Zeit zu Zeit auch vor Ort auf den Messen oder Veranstaltungen im Einsatz.

• Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und zeichnest Dich durch eine strukturierte sowie selbstständige Arbeitsweise aus
• Deine Sprachkenntnisse sind hervorragend: Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, und und Niederländischkenntnisse sind von Vorteil
• Mit Deiner Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit trägst Du zu einem harmonischen Arbeitsumfeld bei und bist stets kundenorientiert
• Der sichere Umgang mit MS-Office und Deine Fähigkeiten in internetbasierten Recherchen sind für Dich selbstverständlich
• Dein Bachelorabschluss qualifiziert Dich zusätzlich für diese Position, wobei Diskretion für Dich selbstverständlich ist

• Ob im Büro oder zu Hause, du genießt flexible Arbeitszeiten
• Dein Arbeitsplatz ist ergonomisch und auf deine Gesundheit ausgerichtet
• Ein Mitarbeiter-Laptop steht dir für deine Aufgaben bereit
• Bei uns hast du 26 Urlaubstage und Sonderurlaubstage
• Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen dein persönliches Wachstum

STBL1_DE