Assistenz der Serviceeinheiten (w/m/div)

Unsere Mission: Wir erforschen das Leben und die Erde im Dialog mit den Menschen.

Das Museum für Naturkunde Berlin (MfN) ist ein exzellentes und inte­griertes Forschungs­museum der Leibniz-Gemeinschaft mit inter­nationaler Ausstrahlung und global vernetzter Forschungsinfrastruktur. Es ist auf drei eng miteinander verzahnten Feldern tätig: der sammlungs­gestützten Forschung, der Sammlungs­entwicklung und ‑erschließung und der forschungs­basierten Öffent­lichkeits- und Bildungs­arbeit. In den kommenden zehn Jahren wird das Museum für Naturkunde seinen Zukunfts­plan verwirklichen. Es werden neue Labore und Arbeits­plätze für Spitzen­forschung geschaffen. Gleichzeitig wird eine der weltweit umfassendsten natur­historischen Sammlungen mit über 30 Millionen Objekten in modernen Sammlungs­gebäuden unter­gebracht und dabei komplett digitalisiert. Die Umsetzung des Zukunfts­planes, gefördert mit insgesamt 660 Millionen Euro vom Bund und Land Berlin, gelingt nur mit starken inter­disziplinären nationalen und inter­nationalen Partnern.

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Bezeichnung: Assistenz der Serviceeinheiten (w/m/div)
Arbeitszeit: Vollzeit
Befristung: zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Dauer von 24 Monaten mit Aussicht auf Entfristung
Entgeltgruppe: E 6 TV-L
Kennziffer: 22/2026

• Umfassende Assistenz für die Service­einheiten Personal, Finanzen, Einkauf, IT und Facility Management
• Unterstützung der jeweiligen Leitungen bei organi­satorischen, adminis­trativen und inhaltlichen Aufgaben
• Eigenständige Koordination und Steuerung des Termin­managements für alle zugeordneten Service­einheiten
• Vorbereitung und Begleitung von bereichs­übergreifenden Abstimmungen und Sitzungen der Service­einheiten
• Erstellung, Bearbeitung und Abstimmung von Schrift­verkehr für die Service­einheiten (Deutsch / Englisch)
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungs­grundlagen für Themen aus Personal, Finanzen, Einkauf, IT und Facility Management
• Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Auswertungen für die Leitungen der Service­einheiten
• Organisation und Abwicklung von Dienst­reisen für Mitarbeitende der Service­einheiten
• Unterstützung bei administrativen Personal­prozessen innerhalb der Service­einheit Personal
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte der Service­einheiten sowie Koordination des Besucher­verkehrs

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büro­management, Verwaltung oder vergleichbar)
• Erfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat, idealer­weise in mehreren organi­satorischen Einheiten oder Schnitt­stellen­funktionen
• Sehr gute Deutsch­kenntnisse sowie sichere Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office zur Unterstützung der Service­einheiten (Dokumente, Auswertungen, Präsen­tationen)
• Grundkenntnisse in relevanten Themen­feldern wie Personal­administration, Finanz­prozesse oder Facility Management von Vorteil
• Fähigkeit, komplexe Abstimmungen zwischen mehreren Service­einheiten effizient zu koordinieren
• Ausgeprägte Organisations­stärke sowie strukturierte und eigen­verantwort­liche Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und professio­nelles Auftreten gegenüber unter­schied­lichen Fach­bereichen und Hierarchie­ebenen
• Flexibilität im Umgang mit wechselnden Anforderungen aus verschiedenen Service­einheiten
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Service­verständnis in einer bereichs­übergreifenden Unter­stützungs­funktion

• Spannendes Arbeits­umfeld in einem attraktiven Forschungs­museum mit viel­seitigen Aufgaben in einem dynamischen und zukunfts­orientierten Markt
• Sehr gute ÖPNV-Anbindung in der Mitte von Berlin
• Umfangreiche Weiter­bildungs­möglich­keiten auf persön­licher und fachlicher Ebene
• Flexible Arbeitszeit­gestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. Gleitzeit oder indivi­duelle Teilzeitmodelle)
• Mobiles Arbeiten ist je nach Tätigkeit bis zu 60 Prozent der indivi­duellen Arbeitszeit möglich
• Vergütung nach TV-L mit betrieb­licher Alters­vorsorge (VBL), Jahressonderzahlung und vermögens­wirksamen Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zum VBB-Firmenticket oder Deutschland­ticket Job
• Mitarbeiterevents, betriebliches Gesundheits­management und Sprachkurse Deutsch und Englisch
• 30 Urlaubstage sowie den 24. Dezember und 31. Dezember frei

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