Assistenz der wissenschaftlichen Direktorin HI-TAC (m/w/d)

Das Helmholtz-Institut für translationale AngioCardioScience (HI-TAC) ist eine Außenstelle des Max Delbrück Center auf dem Campus der Universität Heidelberg. Das Berliner Max Delbrück Center und die Medizinischen Fakultäten Mannheim und Heidelberg der Universität Heidelberg haben das HI-TAC gemeinsam initiiert. Das HI-TAC verfolgt eine integrierte Forschungs­agenda, die die neuesten und drängendsten Bereiche der Gefäß­forschung (Angioscience) und der Herzforschung (Cardioscience) im systemischen Ansatz der AngioCardioScience kombiniert. Die translationale Forschung am HI-TAC zielt darauf ab, die Mechanismen aufzuklären, die der Kommunikation von Zellen des Herz-Kreislauf­systems mit ihrer lokalen und systematischen Interorgan­umgebung in gesunden Menschen, im Laufe der Alterung und im Verlauf von Krankheiten zugrunde liegen.

Das HI-TAC befindet sich im Aufbau und wird perspektivisch für etwa 100 Wissenschaftler*innen einen modernen Platz zum Forschen und Arbeiten in Heidelberg und Mannheim bieten. Werden Sie Teil unseres Teams und bauen Sie das HI-TAC gemeinsam mit dem Max Delbrück Center und der Universität Heidelberg auf.

Zur Unterstützung unserer wissenschaftlichen Direktorin in ihren administrativen Aufgaben suchen wir eine zuverlässige und gut organisierte Assistenz, die gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld arbeitet.

• allgemeine Assistenz- und administrativ-kaufmännische Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in enger Abstimmung mit der wissenschaftlichen Direktorin und dem Team der Geschäftsstelle
• eigenständige Organisation des Direktions­sekretariats (u. a. Kalender­führung, Termin­koordination, Post- und E‑Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumenten­management)
• professionelle schriftliche und mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Meetings und Veranstaltungen (inkl. Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen sowie Protokoll­führung)
• Betreuung und organisatorische Unterstützung nationaler und internationaler Gäste
• Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland)
• Unterstützung bei Personal­angelegenheiten (z. B. Vorbereitung von Unterlagen für Einstellungen, Vertrags­verlängerungen, Gastaufenthalte)
• administrative Unterstützung bei Budget- und Beschaffungs­vorgängen
• Schnittstellen­funktion zu internen Verwaltungs­bereichen und externen Partnern

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachen­sekretär*in oder vergleichbare Qualifikation)
• nachweislich fließende Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift (zwingend erforderlich)
• idealerweise Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Verwaltung – vorzugsweise im wissenschaftlichen, universitären oder öffentlich-rechtlichen Umfeld
• sicherer Umgang mit gängigen IT‑ und Office-Anwendungen sowie Kommunikationstools
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisations­geschick
• hohe Service­orientierung und Diskretion
• Fähigkeit, sich schnell in administrative Abläufe eines wissenschaftlichen Umfelds einzuarbeiten

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• flexiblen Arbeitszeiten
• Zuschuss zum Deutschlandticket

Vergütung
Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8

Beschäftigungsumfang
Vollzeit
Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 39 Stunden. Auch eine Tätigkeit in Teilzeit ist möglich.

Gewünschter Eintrittstermin
1. August 2026

Befristung
befristet
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, mit der Option einer Entfristung

Bewerbungsfrist
25. April 2026

Exzellenz in Wissenschaft und Innovation braucht Vielfalt, Inklusion und gegenseitigen Respekt. Am Max Delbrück Center setzen wir uns für ein Arbeitsumfeld ein, das diese Werte aktiv lebt – ein Umfeld, in dem Menschen unterschiedlichster Herkunft sich wissenschaftlich, beruflich und persönlich weiterentwickeln können. Als werteorientiertes Forschungsinstitut sind wir überzeugt, dass Vielfalt in Denken, Erfahrung und Identität wesentlich für unsere Mission ist: die biomedizinische Forschung voranzutreiben, um die Medizin von morgen zu gestalten. Wir fördern eine Kultur der Neugier, Kreativität und Zusammenarbeit sowie ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein für Chancengleichheit und Offenheit. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeden Geschlechts, unterschiedlicher kultureller Hintergründe, Lebenswege und Perspektiven – besonders von jenen, die neue Blickwinkel einbringen und mit Teamgeist unsere internationale Gemeinschaft bereichern möchten. Die Auswahl der Bewerber*innen erfolgt auf Grundlage von Qualifikation und Erfahrungen, frei von jeglicher Diskriminierung. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht; geeignete Unterstützungsmaßnahmen stellen wir selbstverständlich zur Verfügung.

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