Assistenz für den Oberbürgermeister und den Stadtrat

Die Stadt Neumünster ist Arbeitgeberin für 1.700 Mitarbei­terinnen und Mitarbeiter. Gemeinsam gestalten wir täglich das Leben für die Menschen in unserer Stadt. Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeit­geber 2024" von Focus ausgezeichnet.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unsere Geschäftsstelle Verwaltungsvorstand und Stadtpräsidentin eine

Assistenz für den Oberbürgermeister und den Stadtrat

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Vollzeit (39 bzw. 41 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 8 TVöD/VKA bzw. Besoldungsgruppe A 8.

Sie behalten stets den Überblick, denken mit und gerne auch einen Schritt voraus? Sie arbeiten strukturiert, diskret und mit Herzblut - vor allem dann, wenn es um eine verantwortungsvolle Assistenzfunktion auf höchster kommunaler Ebene geht?

In dieser spannenden Rolle übernehmen Sie nicht nur klassische Assistenzaufgaben, sondern tragen durch Ihre Professionalität und Ihr Organisationstalent wesentlich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts der Stadt Neumünster bei.

Sie zeichnet eine hohe Loyalität, Verlässlichkeit und ein der Position angemessenes persönliches Auftreten aus?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Terminmanagement und Koordination:
Sie behalten alle wichtigen Termine im Blick, priorisieren diese in enger Abstimmung mit dem Oberbürgermeister und organisieren zudem Repräsentationstermine zuverlässig und vorausschauend.

Sachbearbeitung und Korrespondenz:
Sie verfassen Grußworte und Redebeiträge, beschaffen und bereiten Informationen auf und bearbeiten das zentrale Postfach des Oberbürgermeisters – von der Sichtung eingehender Mails über die Entscheidung zur Weiterleitung bis hin zur Bearbeitung konkreter Anliegen.

Organisation von Bürgersprechstunden:
Sie koordinieren und begleiten die Bürgersprechstunden des Oberbürgermeisters, bereiten diese organisatorisch und inhaltlich vor und dokumentieren die eingebrachten Anliegen – einschließlich der Einholung von Stellungnahmen der Fachdienste und der Rückmeldung an die Bürger*innen.

Büromanagement:
Sie unterstützen im klassischen Sekretariatsbereich, führen Schreibarbeiten aus und sind die verlässliche Schnittstelle zwischen Verwaltungsvorstand und internen sowie externen Ansprechpersonen.

Haushaltsangelegenheiten:
In kleinerem Umfang bearbeiten Sie zudem Buchungen für den Fachdienst Büro des Oberbürgermeisters in H&H.

• Befähigung für die Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung Allgemeine Dienste, 2. Einstiegsamt (ehemals Laufbahnbefähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst) oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten
• Oder abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Notariatsfachangestellte*r, Rechtsanwaltsfachangestellte*r) oder sonstige Beschäftigte mit vergleichbaren Fähigkeiten und Erfahrung
• Berufserfahrung, vorzugsweise als Assistenz, ist wünschenswert.
• Kenntnisse des Fachprogramms (H&H) sind vorhanden oder müssen schnellstmöglich erlernt werden.
• Gute Kenntnisse in den üblichen Officeanwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Outlook sind erforderlich.
• Hohes Maß an Eigenständigkeit und Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung.
• Hohes Maß an Belastbarkeit, Konfliktfähigkeit und ein stets professioneller Umgang mit unterschiedlichsten Kund*innen intern wie extern.

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen
• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
• Neun-Zehntel-Arbeitszeitmodell für bis zu 52 freie Tage pro Jahr
• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• Teilnahme am Fitnessprogramm
• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2025" von Focus ausgezeichnet.
Ein Beispiel dafür ist unser 9/10tel-Arbeitszeitmodell, mit dem wir noch mehr Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für unsere Mitarbeitenden ermöglichen! Dafür arbeiten Sie die gleiche tägliche Arbeitszeit, reduzieren das Gehalt auf 90 % und erhalten 10 % Ausgleich in Form zusätzlicher freier Tage. Mit einer 5-Tage-Woche erhalten Sie so insgesamt 52 freie Tage im Jahr. Die freien Tage werden wie bei Urlaub mit der Führungskraft eingeplant. So sind Modelle denkbar von längeren Urlauben z. B. zu Ferienzeiten oder jede 2. Woche eine 4-Tage-Woche. Teilnehmen können alle Personen, ob Tarifangestellte oder Beamte, ob Teil- oder Vollzeit. Sprechen Sie uns gern an!

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames, anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Frauen der Besoldungsgruppe A 8 haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

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