Assistenz für den Vorstand (m/w/d) - Teilzeit (50%)

Das 2017 gegründete Weizenbaum-Institut erforscht die Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung auf unsere Gesellschaft. Es trägt mit seinen Handlungsempfehlungen dazu bei, dass die digitale Transformation nachhaltig, selbstbestimmt und verantwortungsvoll gestaltet wird. Das Weizenbaum-Institut wird von einem Verbund aus sieben Partnern getragen, dem die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) angehören. Finanziert wird das Institut vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) und dem Land Berlin. Es hat seinen Standort in Berlin.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz für den Vorstand (m/w/d) - Teilzeit (50%)

Die Ausschreibung richtet sich an eine gut organisierte, diskrete Persönlichkeit, die den Vorstand souverän im Tagesgeschäft unterstützt – auch in Teilzeit mit hoher Wirkung. Die Stelle ist zunächst bis zum 14.10.2027 befristet. Eine Weiterbeschäftigung darüber hinaus sowie die Übernahme in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis werden angestrebt.

Als Vorstandsassistenz unterstützen Sie den Vorstand im operativen Tagesgeschäft. Sie sind eine zentrale Schnittstelle und sorgen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise und freundlichen Art für reibungslose Abläufe. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• eigenständige Organisation des Vorstandsbüros
• Terminkoordination und -planung des vierköpfigen Vorstands
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
• Gästebetreuung
• Organisation von Dienstreisen unter Berücksichtigung der Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen

• abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- / Sekretariatsbereich, idealerweise Erfahrung auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene, gern im öffentlichen Dienst
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
• sicherer Umgang mit MS-Office und modernen Kommunikationskanälen, Offenheit und Neugier bei der Nutzung von open source-Anwendungen
• strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten
• freundliches Auftreten und hohe Sozialkompetenz
• hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative

• Spannende Aufgaben: Eine verantwortungsvolle Position mit Einblick in strategische Themen in einem engagierten, innovativen und wissenschaftlich geprägten Arbeitsumfeld
• Optimale Rahmenbedingungen: Vergütung je nach Qualifikation bis zu EG 8 (TVöD Bund), einschließlich Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer 50 %-Teilzeitstelle und 30 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie an Heiligabend und Silvester frei
• Zentrale Lage: Arbeiten im Zentrum Berlins
• Persönliche Entwicklung: Regelmäßige berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten

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