Assistenz für die Vorstandsebene (m/w/d)

ASSISTENZ FÜR DIE VORSTANDSEBENE (m/w/d)
KCA-Zentrale, Gelnhausen – befristet in Voll-/Teilzeit mit Vergütung nach EG 8 TVöD-VKA

Das Jobcenter des Kommunalen Centers für Arbeit (KCA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – führt für den Main-Kinzig-Kreis seit 2010 die Aufgaben der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) aus. Mit vielfältigen Angeboten und Diensten bringt das KCA-Jobcenter langzeitarbeitslose Menschen und Berufsstarter*innen in Arbeit, gibt ihnen damit neue Lebensperspektiven und trägt so entscheidend zur Sicherung des sozialpolitischen Friedens in unserem Land bei.

Sie suchen eine neue berufliche Perspektive mit sozialpolitischer Verantwortung und einen Arbeitgeber, der Sie in Ihrer beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung unterstützt? Dann sind Sie bei uns richtig!

Aufgaben

Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Assistenz für die Vorstandsebene, die vielseitige organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und somit einen reibungslosen Ablauf gewährleistet. Zu den Hauptaufgaben gehören allgemeine Sekretariatsaufgaben wie die Bearbeitung der Post, Schriftverkehr und Ablage sowie die Überwachung der Wiedervorlage. Ebenso zählen die Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Kooperationspartner*innen sowie die Planung und Koordination von Terminen zu den täglichen Aufgaben. Darüber hinaus unterstützen Sie die Vorstandsebene bei Projektarbeiten, übernehmen Rechercheaufgaben und bereiten relevante Themen auf. Sie erstellen Berichte, Tabellen, Grafiken und Präsentationen, führen Protokolle bei Meetings und Besprechungen und organisieren sowie betreuen Veranstaltungen. Die Planung und Abrechnung von Dienstreisen sowie die Bearbeitung von eRechnungen gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Zudem sind Sie in die delegierte Personalarbeit eingebunden und übernehmen Sonderaufgaben nach Bedarf.

Bei uns ist ein Platz für genau Sie frei, hier können Sie Ihre Fähigkeiten und Stärken einbringen. Unsere Kolleg*innen freuen sich auf Ihre Ideen und Impulse. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schauen Sie doch mal, was wir Ihnen alles bieten ...

Profil

• Eine Verwaltungsausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Möglichst fundierte Berufserfahrung in den benannten Tätigkeitsfeldern
• Sicheren Umgang mit MS-Office-Anwendungen und Internetrecherchen
• Die Fähigkeit vertrauensvoll und verbindlich mit den jeweiligen Gesprächspartner*innen zu kommunizieren
• Eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ein hohes Maß an Diskretion, zeitliche Belastbarkeit und Sensibilität
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Serviceorientierung
• Sicheres Auftreten und eine gute Ausdrucksfähigkeit
• Hohe zeitliche Flexibilität im Rahmen des Gleitzeitmodells

Das wünschen wir uns:

• Problemlösungskompetenz und analytisches Denkvermögen
• Aufgaben- und Planungskompetenz
• Ein hohes Maß an Kooperationsvermögen und Service­orientierung
• Besitz der Fahrerlaubnis der Klasse B und Einsatz des privaten PKW zu dienstlichen Zwecken gegen Kostenerstattung

Wir bieten

• Einen Arbeitgeber, der gerne Ihr langfristiges berufliches Zuhause werden würde
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung und individuelle Arbeitszeitgestaltung
• Ein Jahresgehalt von circa 42.000 €, je nach Vorliegen der tariflichen sowie persönlichen Voraussetzungen (nach EG 8 TVöD-VKA)
• Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitsortgestaltung
• Jahressonderzahlung und Leistungsprämie
• Betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub (zzgl. Jahres-Zeitgutschrift)

Weitere Benefits:

• Job-Ticket
• Interne Personalentwicklung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Employee Assistance Program (EAP – 24-Stunden-Beratungshotline)
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Parkplätze vorm Haus

Darauf legt das Team Wert:

• Kollegiales und freundliches Arbeitsklima
• Empathie, Respekt und Fingerspitzengefühl
• Work-Life-Balance
• Strukturiertes Onboarding und individuelle Einarbeitung

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