Assistenz im Büromanagement (m/w/d)

Wir sind ein leistungsfähiges und zukunftsorientiertes Dienstleistungsunternehmen der sozialen Sicherheit mit mehr als 3.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als regionaler Träger der Deutschen Rentenversicherung sind wir für die Regierungsbezirke Oberbayern, Niederbayern und Oberpfalz zuständig. An den Standorten Landshut und München sind wir kompetenter und verlässlicher Ansprechpartner für rund 2,9 Millionen Versicherte, für Arbeitgeber sowie für 1 Million Rentnerinnen und Rentner.

Unsere IT-Abteilung sucht zur Erledigung von Büro- und Verwaltungsaufgaben in der Stabsstelle des IT-Verbundes in der Großregion Süd-Südwest (SSW IT-Verbund) am Standort in Landshut oder München ab sofort eine

Assistenz im Büromanagement (m/w/d)

Der SSW IT-Verbund ist der Zusammenschluss der Rentenversicherungsträger in der Großregion SSW zur Zusammenarbeit im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik. Im Assistenzbereich fallen dabei vor allem folgende Aufgaben an:

• Unterstützung der Stabsstelle im SSW IT-Verbund bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen im Kontext des SSW IT-Verbunds
  (E-Mail, Telefon, Unterlagenmanagement)
• Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung eingehender Anfragen sowie Abstimmung mit beteiligten Trägern und Fachbereichen im SSW IT-Verbund
• Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Gremienterminen im Rahmen der Verbundarbeit
• Terminmanagement sowie Organisation von Veranstaltungen, Workshops und verbundweiten Abstimmungen
• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender (z. B. Fotomanagement)
• Organisation und Pflege administrativer Prozesse sowie Unterstützung der Stabsstelle in bereichsübergreifenden Themen
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen der DRV Bayern Süd und den Partnern im SSW IT-Verbund

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
  oder eine vergleichbare Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Bezug zu Assistenz- oder Organisationsaufgaben
• Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Managementbereich, vorzugsweise in einer IT-nahen Umgebung
• Interesse an IT-Themen sowie Verständnis für organisatorische Abläufe
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie ein strukturierter und selbstständiger Arbeitsstil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit Kollaborationstools (z. B. Jira, Confluence, Videokonferenzsysteme)
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz
• Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einer unbefristeten Stelle in Vollzeit (39 Std./Woche)
• Eine Vergütung in Entgeltgruppe 8 sowie eine Jahressonderzahlung nach TV-TgDRV
• Betriebliche Altersvorsorge, Zusatzversorgung und soziale Leistungen des öffentlichen Dienstes
• Gewährung einer Ballungsraumzulage – in München – unter bestimmten Voraussetzungen
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten, Teilzeit sowie Home-Office
• Kostenfreie Parkplätze am Dienstgebäude und ein eigenes Betriebsrestaurant
• Rund 200 attraktive Dienstwohnungen in Standortnähe – Vergabe unter bestimmten Kriterien
• Übernahme der Umzugskosten – bei Erfüllung der Voraussetzungen
• Individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Betriebssportangebote und Kooperationen zum Freizeitsport
• Deutschlandticket Job – bei Erfüllung der Voraussetzungen
• Vergünstigungen und Rabattaktionen bei externen Firmen

Die Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd fördert die Gleichstellung aller Beschäftigten und begrüßt Bewerbungen aller Personen, unabhängig von deren Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung, Geschlecht oder bestehender Behinderung. Bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Bewerbende bevorzugt berücksichtigt.

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