Assistenz (m/w/d) der ärztlichen Geschäftsführung, Teilzeit (30 Std./Woche)

In Hamburg sind fast 20.000 Ärztinnen und Ärzte rund um die Uhr für ihre Patientinnen und Patienten da. Sie alle sind Mitglieder in der Ärztekammer Hamburg. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts vertritt die Ärztekammer die Ärzteschaft und ist das Organ zur Selbstverwaltung in der Hansestadt. Rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Geschäftsstelle bieten der Hamburger Ärzteschaft Beratung und Service, indem sie unter anderem Fort- und Weiterbildungsangebote für Ärztinnen, Ärzte und medizinische Fachangestellte organisieren, die Ausbildung medizinischer Fachangestellter als zuständige Stelle betreuen, das Ärzteverzeichnis der Hansestadt führen oder sich berufsrechtlichen Problemen annehmen. Ihre Arbeit zeichnet sich durch eine hohe Serviceorientierung aus.

Du liebst es, den Überblick zu behalten und komplexe Abläufe zu koordinieren? Du möchtest Verantwortung übernehmen, Strukturen stärken und unsere ärztliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie im Gremienmanagement professionell unterstützen? Dann werde Teil unseres Teams und gestalte bei uns die Zukunft der ärztlichen Selbstverwaltung in Hamburg aktiv mit!

• Organisieren und koordinieren:Du steuerst die Termine und Fristen der Geschäftsführung, pflegst den Kalender und hältst alle Prioritäten zuverlässig im Blick. Dabei koordinierst Du interne und externe Anliegen, planst Meetings sowie Dienstreisen und sorgst für eine reibungslose Vorbereitung.
• Vorbereiten und begleiten:Du bereitest Besprechungen und Gremiensitzungen vor, stellst Räume und Unterlagen bereit und übernimmst die Protokollführung.
• Erstellen und dokumentieren: Du erstellst Berichte, Präsentationen, Analysen und Protokolle und pflegst Daten in unserem Dokumentenmanagement. Zudem stellst Du Urkunden nach dem Sektionsgesetz aus und begleitest diese formalen Prozesse sorgfältig und zuverlässig.
• Projektarbeit: Du unterstützt bei der Planung, Organisation und Umsetzung von Projekten der Geschäftsführung, sorgst für eine effiziente Zusammenarbeit und hilfst dabei, Ziele termingerecht und erfolgreich zu erreichen.
• Digital unterstützen: Du arbeitest mit verschiedenen digitalen Tools, übernimmst deren Administration und sorgst dafür, dass sie effizient im Arbeitsalltag genutzt werden. Du unterstützt das Team bei der Anwendung und Schulung und trägst so zur Optimierung der digitalen Arbeitsprozesse bei.
• Vertreten und mitgestalten:Du vertrittst das Vorstandssekretariat und übernimmst im Vertretungsfall die Protokollerstellung bei den Vorstandsitzungen, hältst organisatorische Abläufe stabil und bringst Dich mit Deinen Ideen in die Weiterentwicklung unserer Arbeitsprozesse ein und sorgst für eine verlässliche Büroorganisation.

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung in einer serviceorientierten Branche – idealerweise ergänzt durch mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich
• Ein gutes Verständnis für die besonderen Anforderungen einer Assistenz auf Geschäftsführungsebene sowie im Umgang mit Ehrenamtlichen – inklusive Diskretion, Ruhe, Flexibilität, Sorgfalt und absoluter Zuverlässigkeit
• Freude an Kommunikation, Teamgeist und Lust auf eine Aufgabe mit Sinn
• Die Fähigkeit, Dich und Deine Aufgaben selbstständig zu organisieren, Prioritäten klug zu setzen und auch Unerwartetes souverän zu meistern
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• Spaß an eigenverantwortlicher Arbeit und daran, Projekte aktiv zu unterstützen
• Eine sehr gute sprachliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 des GER)
• Sicherer Umgang mit MS Office und eine grundsätzliche Affinität zu digitalen Tools und Prozessen
• Flexibilität sowie die Bereitschaft, gelegentlich auch in den Abendstunden zu arbeiten

• Eine sinnvolle Tätigkeit mit gesellschaftlichem Beitrag in einer krisensicheren Branche
• Einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive in einer modernen Verwaltung
• Vergütung in Anlehnung an den TV-L
• Übertarifliche Jahressonderzahlung und 30 Urlaubstage (bei Vollzeit) und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Flexible Arbeitszeiten, Gleitzeitmodell sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Mobilitätsprämie und Kantinenzuschuss
• Ein wertschätzendes, unterstützendes Team, das Dich herzlich willkommen heißt, und respektvoller Umgang auf Augenhöhe
• Verantwortungsvolles und weitgehend eigenständiges Arbeiten
• Ein Büro in zentraler Lage mit tollem Ausblick über Hamburg mit guten Versorgungs- und Einkaufsmöglichkeiten

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