Assistenz (m/w/d) der Verwaltungsleitung

Die Gemeinde Halstenbek mit ca. 18.000 Einwohnern (m/w/d) und mit dem Naherholungsgebiet Krupunder See liegt in landschaftlich reizvoller Lage am Stadtrand von Hamburg. Autobahn und S-Bahn bieten optimale Verkehrsanbindungen in die Hamburger Innenstadt. Alle allgemeinbildenden Schulen mit entsprechenden Sportstätten sowie mehrere Kindertagesstätten unter eigener und fremder Trägerschaft befinden sich am Ort. Zwei Büchereien und ein Jugendzentrum runden das Angebot ab.

Für das Büro der Verwaltungsleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in unbefristeter Anstellung:

Assistenz (m/w/d) der Verwaltungsleitung

in Vollzeit (39 Std./Woche)

• Ein Entgelt nach der Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD)
  (tarifliches Jahresvollzeitgehalt von ca. 44.800,24 Euro brutto bis 54.367,96 Euro brutto je nach Berufserfahrung und Personalgewinnungsaspekt)
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Rahmenarbeitszeit von 06:00 Uhr bis 20:00 Uhr) zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Sonderleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung im Juli und November, betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Eine gute Erreichbarkeit mit Mobilitätszulage von 30,-Euro im Rahmen eines HVV-Job-Tickets Premium (Deutschland-Ticket)
• 30 Tage Urlaub/Jahr + 2 zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Vollumfänglicher Freizeitausgleich für Mehrarbeit
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine moderne Verwaltung auf dem Weg in die digitale Zukunft mit der entsprechenden technischen Ausstattung sowie ergonomischen Arbeitsplätzen mit höhenverstellbaren Schreibtischen

• Sie haben erfolgreich eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder einer vergleichbaren kaufmännischen Qualifikation abgeschlossen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
• Ausgeprägte Selbstständigkeit sowie ein sehr gutes Organisationsvermögen und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie eine hohe digitale Affinität
• Hohe Loyalität, Integrität sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten im Rahmen dienstlicher Erfordernisse

Als Assistenz der Verwaltungsleitung übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion in welcher Sie sowohl den Bürgermeister als auch den Büroleitenden Beamten in allen organisatorischen und koordinierenden Aufgaben unterstützen. Sie tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf der Verwaltungsleitung bei und sind zentrale Ansprechperson für interne wie externe Anliegen.

Ihre wesentlichen Aufgaben sind:

• Organisation und Koordination der Büros des Bürgermeisters sowie des Büroleitenden Beamten
• Eigenverantwortliche Termin- und Kalenderkoordination inklusive E-Mail-Management und Postbearbeitung
• Empfang und Betreuung von Bürger*innen sowie Gästen einschließlich Organisation und Durchführung der Bewirtung
• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Sitzungen
• Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen, Rückmeldungen und Fristen
• Eigenständige Erfassung, Strukturierung und Aufbereitung von Themen aus dem Verwaltungsgeschehen
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Proaktive Identifikation relevanter Themen sowie Mitwirkung bei der Gestaltung von Tagesordnungen
• Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen und getroffenen Vereinbarungen
• Koordination von Assistenzaufgaben innerhalb der Verwaltung
• Koordination und Abstimmung von Terminen mit der/dem Bürgervorstehenden
• Verantwortung für Aktenführung, Wiedervorlagen und Dokumentenmanagement
• Mitwirkung an Projekten zur Digitalisierung und Prozessoptimierung

Der Gemeinde Halstenbek ist ein respektvoller Umgang miteinander und Freude bei der Arbeit in divers aufgestellten Teams ein wichtiges Anliegen. Daher begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Alter, Nationalität, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität. Wir setzen uns für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen ein. Daher werden schwerbehinderte Menschen und diesen Gleichgestellte bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

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