Assistenz (m/w/d) im Büro des Bürgermeisters

Mitten im pulsierenden Rhein-Main-Gebiet bieten wir rund 67.000 Bürgerinnen und Bürgern eine lebendige und kulturell vielfältige Heimat. Als Stadtverwaltung arbeiten wir Hand in Hand daran, den stetigen Wandel mitzugestalten und innovative Lösungen für die Herausforderungen von Morgen zu entwickeln. Unsere Mitarbeitenden sorgen mit Kompetenz und Herz für effiziente Bürgerservices, moderne Kinderbetreuung, hervorragende Schulen und vielfältige Freizeitangebote. Gemeinsam stehen wir für ein wertschätzendes Miteinander, gegenseitige Unterstützung und eine Arbeitskultur, in der jede/jeder Einzelne zum Erfolg beiträgt. Sind Sie bereit, Ihre Ideen und Ihre Expertise einzubringen, um die Zukunft unserer Stadt aktiv mitzugestalten?

Blicken Sie mit uns nach vorn und verstärken Sie unser Team als

Assistenz (m/w/d) im Büro des Bürgermeisters

Kennziffer 2471

Vollzeit

Unbefristet

E.-Gr. 9b
TVöD

Start:
sofort

Mobiles
Arbeiten

Wer wir sind:
Das Bürgermeisterbüro ist für das Dezernat II der Stadtverwaltung Rüsselsheim am Main zuständig und damit für die Bereiche Soziales, Bildung, Betreuung, Kinder- u. Jugendhilfe. Das Dezernatsbüro ist die Schnittstelle für die politischen und verwaltungstechnischen Aufgaben im Sozialdezernat.

Aufgaben

• Sie planen, koordinieren und managen die Termine des Bürgermeisters und der Büroleiterin sehr versiert, einschließlich deren sorgfältiger Vor- und Nachbereitung.
• Sie sorgen für Struktur und Übersicht auch bei hohem Arbeitsaufkommen und in unruhigen Arbeitssituationen.
• Sie tragen die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf im Vorzimmer des Bürgermeisters und stellen sicher, dass der Informationsfluss innerhalb des zuständigen Bereichs und hin zu anderen Schnittstellen gewährleistet ist.
• Sie sind verantwortlich für die Organisation und Pflege der digitalen Ablage.
• Sie sorgen im Team für einen strukturierten und effektiven Arbeitsalltag im Büro des Bürgermeisters und stellen sich der Herausforderung, hierbei den unterschiedlichsten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern gerecht zu werden.
• Sie klären Anfragen und Anliegen eigenständig im Sinne einer ersten Einschätzung sowie Weiterleitung an zuständige Positionen.
• Sie erledigen eigenverantwortlich und strukturiert Ihre organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Ihnen gelingt es sicher, Ihre Aufgaben inkl. der telefonischen und elektronischen Korrespondenz sinnvoll zu priorisieren und abzuarbeiten.
• Sie pflegen eigenverantwortlich alle internen Kontakt- und Adressdatenbanken und sorgen für die Korrespondenz des Bürgermeisters.
• Sie sorgen zugewandt, freundlich und umsichtig für Gäste des Bürgermeisterbüros und bereiten Sitzungen vor.
• Sie unterstützen den Bürgermeister und die Büroleitung zielgerichtet und erfolgreich im Alltag.

Profil

• Ihrer erfolgreich abgeschlossenen Ausbildung als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder einer vergleichbaren Qualifikation.
• Ihrem besonders diskreten und verantwortungsbewussten Umgang mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen.
• Ihrer einschlägigen Berufserfahrung in vergleichbarer Position und/oder im öffentlichen Dienst.
• Ihrem guten Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.
• Ihrer Freude am Umgang mit vielfältigen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
• Ihrer Serviceorientierung und Verbindlichkeit im täglichen Handeln.
• Ihrer Souveränität in Ihrem Auftreten und im Kontakt mit internen und externen Stellen und Kooperationspartnern.
• Ihrer Initiative, Kreativität und Integrität.
• Ihrem sicheren Umgang mit den Anwendungen des MS Office-Paketes.
• Ihrem strukturierten Umgang mit komplexen thematischen Herausforderungen und Ihrem Engagement, den Überblick im vielseitigen Termingeschehen zu behalten.
• Ihrer schnellen Auffassungsgabe, Flexibilität und Ihrer Teamfähigkeit.
• Ihrem Interesse und der Bereitschaft, an Fortbildungen teilzunehmen.

Wir bieten

• Ein junges und hochmotiviertes Team.
• Ein sehr gutes Arbeitsklima geprägt von der WIR-Kultur.
• Faire Vergütung – E.-Gr. 9 b TVöD; Leistungsentgelt/Jahressonderzahlung und Jubiläumsgeld.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Möglichkeit des mobilen Arbeitens und im Homeoffice.
• Abwechslungsreiche, spannende Aufgaben – mit denen Sie zur Zufriedenheit der Einwohnerinnen und Einwohner sowie Ihrer Kolleginnen und Kollegen beitragen.
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge via Zusatzversorgungskasse Darmstadt.
• Individuelle Einarbeitung und Dienstnotebook.
• Umfangreiche Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten.
• Job-Ticket Premium fürs gesamte RMV-Gebiet (inkl. Mitnahmemöglichkeit – Familie & Bekannte).
• Jeweils Vier Stunden Dienstbefreiung an Kerbe Montag und Geburtstag.
• Arbeitsplatz in zentraler Lage – gut erreichbar mit Bahn und Auto.
• Kostenfreie Parkplätze & abschließbare Fahrradstellplätze.
• Wellbeing-Angebote: Arbeiten & Connection im Rathaus-Innenhof, Massageangebote vor Ort und psychosoziale Beratung.
• Zahlreiche Corporate Benefits über unser Vorteilsportal.
• Profitieren Sie von vergünstigten Mitgliedschaften in unserem Partner-Fitnessstudio und investieren Sie in Ihre Gesundheit.

Wir fördern die Gleichberechtigung von Frauen und Männern und unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Vollzeitstelle kann grundsätzlich auch in Teilzeit besetzt werden.

Die Stadt Rüsselsheim am Main ist der „Charta der Vielfalt“ beigetreten und fördert alle Mitarbeitenden mit ihren vielfältigen Fähigkeiten und Talenten wertschätzend und vorurteilsfrei. Alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität – werden begrüßt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind erwünscht. Wir berücksichtigen Schwerbehinderte entsprechend den Vorgaben des SGB IX und der betrieblichen Inklusionsvereinbarung.

Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich am 25.09.2025 und 26.09.2025 stattfinden.

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