Assistenz (m/w/d) im Sekretariat des Geschäftsführers

In Berlin leben und arbeiten mehr als 36.300 Ärztinnen und Ärzte. Die Ärztekammer Berlin ist ihre Berufsvertretung. Mit 145 Mitarbeitenden organisieren wir die ärztliche Fort- und Weiterbildung, überwachen die Einhaltung der Berufspflichten und koordinieren die Ausbildung von Medizinischen Fachangestellten. Für diese und weitere spannende Aufgaben suchen wir regelmäßig neue Talente und berufserfahrene Fachkräfte.

Für den Arbeitsbereich „Präsident und Geschäftsführung“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m⁠/⁠w⁠/⁠d) im Sekretariat des Geschäftsführers

in Vollzeit (38,5 h), zunächst befristet für 24 Monate. Eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.

• Unterstützung der Büroleitung im Tagesgeschäft des Sekretariats des Geschäftsführers
• Planung und Koordination von Terminen des Geschäftsführers in Abstimmung mit der Büroleitung
• eigenständige Durchführung von Recherchen sowie Bearbeitung und Erstellung von Schreiben
• Sicherstellung des reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, den Abteilungen und der Stabsstelle der Ärztekammer Berlin
• Betreuung von Sitzungen der Organe und Gremien im Zuständigkeitsbereich der Geschäftsführung
• Zusammenstellung und Versendung der Sitzungsunterlagen nebst Einladungsschreiben
• Erstellung von Protokollen und Präsentationen
• Teilnahme an gut planbaren abendlichen Sitzungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit erster Berufserfahrung
• sehr gute Kenntnisse bei der Arbeit mit den gängigen Microsoft Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• selbstständige, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise sowie Verbindlichkeit, Verschwiegenheit und Loyalität und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• souveräne Umgangsformen sowie eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise

• anspruchsvolle eigenständige Tätigkeit in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld
• Vollzeit bei 38,5 Std. pro Woche sowie 30 Tage Urlaub im Jahr (5-Tage-Woche)
• Urlaubs- und „Weihnachtsgeld“, betriebliche Altersvorsorge (VBL), Kinderzulage, vermögenswirksame Leistungen
• flexible Arbeitszeitmodelle sowie Homeoffice zur Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben unter Berücksichtigung dienstlicher Belange
• gründliche Einarbeitung sowie bedarfsgerechte Fortbildungsangebote
• moderne und auf technisch hohem Niveau ausgestattete Arbeitsplätze
• gute Verkehrsanbindung sowie Zuschuss zum Firmenticket (Deutschlandticket Job), geschützte Fahrradstellplätze, kostenfreier Parkplatz
• sichere Perspektive bei einer zuverlässigen und zukunftsorientierten Arbeitgeberin

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