Assistenz (m/w/d) im Team Office Management

Institut der deutschen Wirtschaft

Köln, Deutschland

Veröffentlicht: 2.7.2025

Für unser Team im Wissenschaftsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder vollzeitnah eine erfahrene und engagierte Assistenzkraft (m/w/d), die uns in administrativen, organisatorischen und wissenschaftsnahen Aufgaben unterstützt.

Aufgaben

Sie übernehmen vielfältige administrative Aufgaben und sind ein zentraler Bestandteil unseres achtköpfigen Assistenzteams.
Sie lesen wissenschaftliche Texte, Gutachten und Publikationen in deutscher Sprache Korrektur und formatieren diese gemäß unseren internen Richtlinien.
Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Tabellen und Grafiken.
Sie planen, buchen und rechnen Dienstreisen ab.
Sie koordinieren Termine, buchen Räume und bereiten Sitzungen und Workshops vor.
Sie korrespondieren schriftlich und telefonisch.
Sie organisieren Veranstaltungen - digital und in Präsenz - inklusive Gästebewirtung und Empfang.
Sie prüfen Eingangsrechnungen sachlich und kontieren diese.
Sie pflegen Datenbanken und erfassen Kennzahlen.
Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.

Profil

Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion gesammelt.
Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und setzen die richtigen Prioritäten.
Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
Sie haben ein ausgeprägtes Sprachgefühl und Freude an schriftlicher Kommunikation.
Sie sind digital affin und souverän im Umgang mit MS-Office.
Sie sind serviceorientiert, zuverlässig, flexibel und arbeiten gerne im Team.
Sie verfügen über ein Gespür für Gestaltung und bringen Kenntnisse in der visuellen Aufbereitung von Inhalten mit.
Sie sind ein echter Teamplayer mit positiver Energie, der sich auf eine lebendige, vertrauensvolle Zusammenarbeit freut.

Wir bieten

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