Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer des Bürgermeisters

Unsere Stadt bietet wirt­schaftliche Stärke, exzellente Anbindung und hohe Lebensqualität – ideal zwischen Ludwigs­burg und der Landes­haupt­stadt Baden-Württembergs gelegen – hier wachsen Menschen und Unter­nehmen gemeinsam.

Mit Engagement und Expertise gestalten wir als Stadt­verwaltung die Zukunft – für eine lebens­werte und gut organisierte Stadt. Wir setzen uns täglich für die Anliegen unserer 21.000 Einwohnerinnen und Ein­wohner ein und schaffen Lösungen, die das Leben vor Ort verbessern.

Ihre Rolle bei uns:
Sind Sie eine erfahrene, praxisorientierte Persönlichkeit aus der Verwaltung, die gerne organisiert, den Überblick behält und Dinge eigenständig voran­bringt?

Dann erwartet Sie im Vorzimmer des Bürgermeisters eine verantwortungs­volle Aufgabe mit unmittelbarer Nähe zur Verwaltungsspitze, eingebettet in das Team der Stabs­stelle Öffentlich­keits­arbeit und Gremien. In dieser Funktion unter­stützen Sie neben dem Bürger­meister in ausgewählten Themen auch die Stabs­stellenleiterin.

Zum 01.10.2026 suchen wir unbefristet in Vollzeit die

Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer des Bürgermeisters

• Zentrale Steuerung des Vorzimmers:
  Eigen­verantwortliche Organisation, Terminmanagement sowie Koordi­nation interner und externer Anfragen im direkten Umfeld des Bürgermeisters
• Vertrauensvolle Unterstützung der Verwaltungs­leitung:
  Selbstständige Organisation und Priorisierung des Tagesgeschäfts des Bürgermeisters sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und eigenverantwortlicher Erarbeitung von Lösungen
• Souveränes Schnittstellenmanagement:
  Abstimmung mit internen Bereichen, politischen Gremien sowie externen Partnern und Bürgerinnen und Bürgern
• Koordination und Qualitätssicherung der Kommunikation:
  Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Vorlagen oder Glück­wunsch­schreiben
• Organisation von Veranstaltungen und Repräsentationsterminen:
  Eigenverantwortliche Planung und Umsetzung von Formaten wie Empfängen (z. B. Neujahrs­empfang), Ehrungen und kleineren Projekten
• Mitwirkung im Team:
  Zusammenarbeit innerhalb der Stabsstelle, Mitwirkung in der Geschäftsstelle Gemeinderat (Vertretung) sowie punktuelle Unter­stüt­zung der Stabs­stellenleiterin
• Digitale und administrative Prozessorganisation:
  Strukturierte Dokumentenverwaltung sowie sicherer Umgang mit Fach­verfahren und Office-Anwen­dungen

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

• Ausbildung im öffentlichen Dienst, z. B. als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung, mit Kenntnissen über kommunale Abläufe und in der Gremienarbeit
• Organisationsstärke sowie strukturierter Arbeitsstil und die Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägter Eigenverantwortung und Umsetzungsstärke
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Themen sowie ein freundliches, sicheres Auftreten mit gutem Gespür im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• IT-Affinität und sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungssystemen
• Flexibilität für gelegentliche Abend- und Wochenendtermine

• Eine vielseitige Aufgabe mit direkter Anbindung an die Verwaltungsspitze und einem engagierten Team in der Stabsstelle
• Eine Vergütung bis Entgeltgruppe 9a TVöD sowie eine zusätzliche leistungsorientierte Bezahlung
• Eine strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiter­bildungs­möglichkeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben mit planbaren, gelegentlichen Abend- und Wochenendterminen
• Betriebliche sowie zusätzliche Altersvorsorge und umfassende Gesundheitsförderung
• Vielfältige Arbeitnehmer-Benefits, darunter JobBike-Leasing, ein Zuschuss zum Deutschlandticket sowie weitere attraktive Extras

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