Assistenz / Referent*in des Geschäftsführers (m/w/d)

Der VDSI ist ein führender Fachverband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit. Wir vernetzen Fachleute, vertreten Interessen gegenüber Politik und Institutionen und entwickeln unsere Services, Prozesse und Formate kontinuierlich weiter.

Für unsere Geschäftsstelle in Berlin-Mitte suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine organisationsstarke, serviceorientierte und digital affine Persönlichkeit als

Assistenz / Referent*in des Geschäftsführers (m/w/d).

Die Position ist bewusst als entwicklungsfähige Schlüsselrolle angelegt: Zu Beginn unterstützen Sie den Geschäftsführer eng im Tagesgeschäft, in der Gremienarbeit sowie in der organisatorischen Steuerung der Geschäftsstelle. Im Zuge einer geplanten Nachfolgeregelung wachsen Sie schrittweise in zusätzliche Aufgaben der Mitgliederbetreuung, des VDSI-Weiterbildungsnachweises und in administrative Unterstützungsaufgaben für die GQA mbH hinein – eine mit dem VDSI verbundene Tochter-Gesellschaft mit eigenen Angebots-, Rechnungs- und Betreuungsprozessen. Die Entwicklung erfolgt strukturiert und mit ausreichender Einarbeitungszeit. Die Geschäftsstelle arbeitet dabei insgesamt prozessorientiert, mit klaren Zuständigkeiten, standardisierten Abläufen und verbindlichen Schnittstellen.

Assistenz der Geschäftsführung & Gremienorganisation

• enge organisatorische und administrative Unterstützung des Geschäftsführers

• Termin-, Reise- und Wiedervorlagenmanagement

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Gremienterminen

• Unterstützung bei Vorstand, Beirat, erweitertem Vorstand, Leitungstagungen, Klausuren und vergleichbaren Formaten

• Erstellung von Präsentationen, Übersichten, Berichten und Entscheidungsgrundlagen

• Nachverfolgung von Fristen, To-dos und Arbeitsständen

• Pflege strukturierter Ablagen, Dokumentations- und Dateistandards

• Schnittstellenkoordination zwischen Geschäftsführung, Geschäftsstelle, Ehrenamt und externen Partnern

• Mitwirkung an der Weiterentwicklung digitaler Prozesse und Standards

Perspektivisch: Mitgliederbetreuung & Verbandsservice

• qualifizierte Bearbeitung von Mitgliedsanmeldungen, Änderungen und Austritten

• serviceorientierte Beantwortung von Mitgliederanfragen

• Pflege, Qualitätssicherung und strukturierte Auswertung von Mitgliederdaten

• Unterstützung bei Beitrags- und Rechnungsprozessen in Abstimmung mit der externen Finanzbuchhaltung

• Erstellung von Nachweisen, Bescheinigungen und sonstigen Standardunterlagen

• Mitwirkung an standardisierten Serviceprozessen und Funktionspostfächern, insbesondere im Bereich Mitgliederservice

Perspektivisch: Weiterbildung / VDSI-Weiterbildungsnachweis

• Bearbeitung von Vorgängen im Bereich VDSI-Weiterbildungsnachweis

• Prüfung und Bewertung von Folgeanträgen bzw. Wiederholungsveranstaltungen nach den geltenden VDSI-Vorgaben

• strukturierte Kommunikation mit Antragstellern und Anbietern

• dokumentationssichere Ablage und Nachverfolgung der Vorgänge

Perspektivisch: Unterstützung der GQA

• administrative und koordinierende Unterstützung der GQA in laufenden Geschäftsprozessen

• Mitwirkung im Angebotswesen und in der vorbereitenden Rechnungslegung

• organisatorische Betreuung von Auditorinnen und Auditoren sowie Kundinnen und Kunden

• Pflege von Unterlagen, Daten, Fristen und Standardkommunikation in Abstimmung mit den zuständigen Schnittstellen

• Unterstützung bei reibungslosen Übergaben und Abstimmungen mit externen Dienstleistern im finanz- und prozessbezogenen Umfeld

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, einschlägiges Studium oder vergleichbare Qualifikation

• mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Office- oder Referentenfunktion

• sehr gutes Organisationsvermögen, hohe Zuverlässigkeit und souveräne Priorisierung

• Freude an einer Rolle, die Assistenz, Service, Koordination und eigenverantwortliche Sachbearbeitung verbindet

• sicherer Umgang mit MS Office 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams

• digitale Affinität sowie Interesse an strukturierten Prozessen, Datenqualität und Systemverbesserung

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten

• Diskretion, Loyalität und Hands-on-Mentalität

• idealerweise Erfahrung im Verbandsumfeld, in mitgliederbezogenen Organisationen oder in der Gremienarbeit

• unbefristete Vollzeitstelle in zentraler Lage in Berlin-Mitte

• vielseitige Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung

• strukturierte Einarbeitung und echte Entwicklungsperspektive

• aktive Mitgestaltung bei Prozessen, Standards und Digitalisierung

• flexible Arbeitszeitgestaltung

• 30 Tage Urlaub sowie bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.

• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

• Deutschland-Ticket

• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• ergonomisch und modern ausgestattete Arbeitsplätze

STBL1_DE