Friedrichshafen sucht Sie! Eine dynamische Stadt mit vielen Möglichkeiten – Friedrichshafen ist das wirtschaftliche Zentrum einer attraktiven Region direkt am Bodensee. Wir sind eine moderne Stadtverwaltung, die gesellschaftliche Vielfalt im Alltag lebt und eine Unternehmenskultur der gegenseitigen Wertschätzung pflegt. Rund 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Stadtverwaltung sorgen täglich für die Lebensqualität von rund 62.000 Einwohnern.
Unterstützen Sie uns dabei.

Wir haben im Dezernat III – zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle (m/w/d) zu besetzen:

Assistenz Vorzimmer des Bürgermeisters des Dezernat III

Mit den Aufgabenfeldern Bildung, Betreuung, Soziales, Kultur, Sport, Freizeit und Tourismus bildet das Dezernat III das größte Dezernat der Stadtverwaltung mit rund 610 Mitarbeitenden. Durch unsere Zeppelin-Stiftung können in vielen der diesem Dezernat zugehörigen Ämter Angebote für Kinder, Jugendliche, Familien sowie Einwohnerinnen und Einwohner in hohem Umfang und einer sehr guten Qualität angeboten werden. Zum Geschäftsbereich des Dezernats III gehören das Amt für Gesellschaft, Bildung und Soziales; das Amt für Sport, Freizeit und Außerschulisches Lernen; das Amt für Bildung, Erziehung und Soziale Arbeit an Schulen und Kindertagesstätten in Friedrichshafen; das Karl-Olga-Haus; das Kulturbüro mit Stadtorchester; das Medienhaus; das Graf-Zeppelin-Haus; das Schulmuseum und das Amt für Stadtmarketing und Tourismus.

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Dezernenten in allen administrativen und organisatorischen Belangen.

• Unterstützung des Dezernenten:
• Organisatorische Unterstützung des Bürgermeisters bei seinen vielfältigen Aufgaben, Wiedervorlagen und Terminüberwachung, Erarbeiten und Aufbereiten von Daten und Vorgängen
• Sekretariats- und Assistenzaufgaben:
• Telefonmanagement, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Sitzungen, Überwachung terminrelevanter Vorgänge zur Sicherstellung fristgerechter Abläufe, Korrespondenz, Beschwerdemanagement, Erstellung des täglichen Pressespiegels, Betreuung von Gästen im Rahmen administrativer Abläufe
• Dokumenten- und Postmanagement:Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Verwaltung ämterübergreifender Listen und Dokumente, Pflege digitaler Akten (ENAIO)
• Organisation und Koordination:
• Vorbereitung und termingerechte Verteilung von Sitzungsunterlagen, Organisation von Veranstaltungen
• Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben:
• Kontierung, Belegbuchung und Rechnungsbearbeitung (SAP), Inventarverwaltung

Eine Anpassung des Aufgabengebietes behalten wir uns vor.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift und sicherer Umgang mit MS Office sowie digitale Verwaltungssystemen (z.B. ENAIO, SAP, Session)
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie Freude am Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Teamfähigkeit, Verhandlungsgeschick und Kommunikationsstärke
• Hohes Maß an Diskretion, Leistungsbereitschaft und Loyalität
• Ausgeprägte Eigeninitiative, Belastbarkeit und Offenheit

Wir bieten Ihnen

• Einen (krisen-)sicheren modernen Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Tätigkeit in Vollzeit und einem Beschäftigungsumfang von 100 % (39 Wochenstunden)
• Eine leistungsgerechte Vergütung bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TVöDinklusive Zusatzrente (ZVK), Leistungsentgelt, Jahressonderzahlung und Vermögenswirksame Leistungen
• Ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet sowie eine fundierte Einarbeitung
• Eine Einbindung in ein leistungsstarkes Team und ein freundliches Arbeitsklima
• Flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch Gleitzeit sowie nach Absprache Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice
• Vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV und ein zinsloses Darlehen für einen Fahrradkauf
• Angebote zur Gesundheitsförderung u.a. eine finanziell geförderte Firmenfitness-Mitgliedschaft
• Zuschuss zur Notfallbetreuung im Kindernest
• Mitarbeitendenrabatte zahlreicher Anbietender (Corporate benefits)

Unter jobs.friedrichshafen.deerfahren Sie mehr über unsere vielfältigen Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten und unsere Angebote für Mitarbeitende.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis 25.02.2026 auf dem Bewerberportal der Stadt Friedrichshafen unter jobs.friedrichshafen.de ein.

Für weitere Auskünfte zum Stelleninhalt stehen Ihnen Frau Dr. Schmalz, Persönliche Referentin DIII, unter der Telefonnummer 07541 203-52002 und für sonstige Auskünfte Frau Eymes Schwetke, Personalreferent/in, unter der Telefonnummer 07541 203-51124 gerne zur Verfügung.

Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

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