Assistenz (w/m/d) des Geschäftsführers

Der VDSI – Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V. ist mit über 5.600 Mitgliedern der größte Fachverband für Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzexperten*innen in Deutschland und Europa. Gemäß dem Motto „Wir machen Arbeit sicher und gesund“ setzt sich der VDSI in Wirtschaft und Politik für sichere und gesunde Arbeitsplätze ein. Der VDSI vertritt die Interessen seiner Mitglieder und versteht sich als Netzwerk für einen effektiven Erfahrungsaustausch.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und ambitionierte

Assistenz (m/w/d) des Geschäftsführers

in Vollzeit für die Geschäftsstelle in Berlin-Mitte.

• Unterstützung des Geschäftsführers bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben, auch vertraulicher Art, sowie Projektcontrolling
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz inkl. Kontaktpflege zu den direkten Ansprechpartnern der Geschäftsstelle
• Selbstständige Organisation sowie Durchführung von Veranstaltungen und Events der Geschäftsstelle
• Vor- und Nachbereitung von (digitalen) Sitzungen der verbandsinternen Gremien, einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen, Präsentationen und Protokollen, mit Begleitung des Geschäftsführers auch bei Terminen
• Planung und Organisation von Gremiensitzungen am Rande von Veranstaltungen für den Fachverband Arbeitssicherheit e.V. (FASI), etwa auf den Messen A+A in Düsseldorf und Arbeitsschutz Aktuell in Stuttgart, mit einer damit verbundenen Reisebereitschaft
• Koordinierung und Organisation des Sekretariats inklusive aller dazugehörigen administrativen Aufgaben und Abläufe des Termin-, Besucher- und Reisemanagements
• Personalbearbeitung und Pflege der Mitgliederdatenbank

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, alternativ über einen Abschluss der höheren Berufsbildung oder ein entsprechendes erfolgreich abgeschlossenes Studium.
• Sie haben mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich in einer vergleichbaren Position und verfügen über sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse.
• Berufserfahrung in einem Verband oder im politischen Bereich ist von Vorteil.
• Sie sind eine proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit.
• Sie haben ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und übernehmen gerne Verantwortung.
• Sie arbeiten gerne im Team und haben Freude an der Gestaltung und Umsetzung von neuen Ideen und Projekten.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise aus.
• Sie gehen gerne auf Menschen zu und verstehen es dabei, Kontakte zu knüpfen und sich ein berufliches Netzwerk aufzubauen.
• Sie arbeiten mitglieder- und dienstleistungsorientiert und verfügen über sehr gute Kenntnisse rund um MS Office sowie der Präsentationserstellung mit Power Point
• Sie betrachten Loyalität, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion als selbstverständliche Eigenschaften.

• Mitgestaltung beim Aufbau der neuen Geschäftsstelle in Berlin
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Attraktive und leistungsgerechte Vergütung
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitgestaltung (Homeoffice)
• 30 Tage Jahresurlaub und bezahlte Freistellungen an Heiligabend und Silvester
• Deutschland-Ticket
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Sympathische Branche mit hohem Identifikationspotential
• Ergonomisch und modern eingerichtete Arbeitsplätze
• perfekte Anbindung an den ÖPNV