Assistenz (w/m/d) Freie Wohlfahrtspflege NRW

In der Geschäftsstelle der Landesarbeitsgemeinschaft Freie Wohlfahrtspflege NRW in Düsseldorf haben wir zum 01.11.2025 die Position als Assistenz in Vollzeit (39 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

In der Arbeitsgemeinschaft der Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege NRW haben sich die Arbeiterwohlfahrt, die Caritas, der Paritätische, das Deutsche Rote Kreuz, die Diakonischen Werke und die Jüdischen Gemeinden mit ihren 16 Spitzenverbänden zusammengeschlossen. Mit ihren Einrichtungen und Diensten bietet sie eine flächendeckende Infrastruktur der Unterstützung für alle, vor allem aber für benachteiligte und hilfebedürftige Menschen an. Ziel der Arbeit der Freien Wohlfahrtspflege NRW ist die Weiterentwicklung der sozialen Arbeit in Nordrhein-Westfalen und die Sicherung bestehender Angebote. Die Freie Wohlfahrtspflege NRW weist auf soziale Missstände hin, initiiert neue soziale Dienste und wirkt an der Sozialgesetzgebung mit.

Der Vorstandsvorsitz wird ab dem 01.01.2026 bei der juristischen Vorständin des Diakonischen Werkes Rheinland-Westfalen-Lippe liegen und im zweijährigen Rhythmus zwischen den Verbänden wechseln. Arbeitgeber wird durchgängig der Geschäftsstellenverein der Arbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege NRW sein.

• Unterstützung bei der Ausübung des Vorsitzes und der Koordination der Arbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege NRW
• Unterstützung bei der Koordination der Gremienarbeit (Einladungsmanagement, Erstellen von Protokollen, Präsentationen, Auswertungen, Ablage)
• Veranstaltungsorganisation (z.B. Gremiensitzungen und Fachtagungen), Empfang und Betreuung von Gästen (ggf. auch am Abend)
• Kommunikation zwischen den Mitgliedsverbänden, insbesondere zwischen dem Vorstand sowie den Mitgliedern der zahlreichen Ausschüsse
• Erstellung von Schreiben, ggf. nach Stichworten oder Vorlagen
• Bearbeitung des (elektronischen) Posteingangs und des Verteilers der Arbeitsgemeinschaft
• Terminkoordination und Dokumentation (Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telefon- und Videokonferenzen)
• Abstimmung und Koordination regelmäßiger wiederkehrender Termine
• Wiedervorlagenmanagement
• Reisemanagement (Planung, Buchung inkl. Flug, Hotel, Fahrer etc.)
• Bearbeitung von Zahlungsverkehr und Rechnungen

• Fachspezifische kaufmännische Berufsausbildung, z. B. Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation
• Mehrjährige und einschlägige Berufserfahrung
• Professioneller Umgang mit den MS Office-Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Verständnis für komplexe Strukturen und anspruchsvolle Ansprechpersonen
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Einsatzbereitschaft
• Stressresistenz
• Flexibilität

• Ein anspruchsvolles und spannendes Arbeitsfeld bei der größten Landesarbeitsgemeinschaft der Wohlfahrtspflege in Deutschland
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach Entgeltgruppe acht in Anlehnung an den Bundesangestellten-Tarifvertrag – kirchliche Fassung (BAT-KF) mit zusätzlichen Sozialleistungen, wie Jahressonderzahlung und Kinderzulage
• Betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tagen Urlaub, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Möglichkeiten zum anteiligen mobilen Arbeiten

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