Assistenz (w/m/d) für die kaufmännische Geschäftsführung

Die Ärztekammer Westfalen-Lippe ist als Körper­schaft des öffentlichen Rechts die berufliche Interessen­vertretung der ca. 53.000 Ärztinnen und Ärzte in Westfalen-Lippe. Als berufs­ständische Selbst­verwaltung in Münster nimmt die ÄKWL mit ihren rund 340 Beschäftigten vielfältige Aufgaben wahr.

Sie behalten auch in anspruchs­vollen Situationen den Überblick? Sie organi­sieren vorausschauend, arbeiten strukturiert und kommuni­zieren klar? Sie sorgen dafür, dass Abläufe rund um die kauf­männische Geschäfts­führung reibungslos funk­tionieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet und in Vollzeit eine

Assistenz (w/m/d) für die kaufmännische Geschäftsführung

• Sie erledigen den persönlichen Schriftverkehr und sorgen dafür, dass alles glatt läuft.
• Sie managen selbständig Termine, Unterlagen und Reisen für den kaufmännischen Geschäftsführer und sind für unsere ehrenamtlichen Mitglieder da.
• Sie erstellen ansprechende und aussagekräftige Präsentationen und recherchieren die Inhalte eigenständig.
• Sie stellen die fristgerechte Zuarbeit der Fachbereiche sicher und sorgen für eine verlässliche Abstimmung.
• Sie erstellen Sitzungsvorlagen, Beschlussentwürfe und Protokolle und übernehmen deren redaktionelle Aufbereitung.
• Sie begleiten bereichsübergreifende Vorgänge und verfolgen Beschlüsse und Maßnahmen eigenverantwortlich nach.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Dienstleistern.
• Sie erarbeiten ggf. auch inhaltliche Analysen und Entscheidungsvorlagen.

• Fachliche Basis: Sie bringen eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit. Eine Weiterbildung (z. B. Verwaltungsfachwirt/in, Betriebswirt/in) oder ein einschlägiger Bachelorabschluss ist wünschenswert.
• Erfahrung: Sie haben mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. Hierdurch verfügen Sie über umfassende Kenntnisse in Verwaltungsabläufen, Büroorganisation und Gremienarbeit sowie im Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationstechnologien.
• Soft Skills: Neben Ihren organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten zeichnen Sie Diskretion, Loyalität und ein verbindliches Auftreten aus. Sie haben Freude an selbständiger Arbeit und können Ihre Arbeit effizient organisieren.

• Ein motiviertes Team: Eine angenehme Arbeitsatmosphäre, die durch regelmäßige Teamveranstaltungen und betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Hansefit) unterstützt wird.
• Sicherheit und Vielfalt: Ein krisensicherer Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben.
• Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Bezahlung nach TV-L sowie betriebliche Altersvorsorge.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Förderung Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung, abgestimmt auf Ihre Aufgaben.
• Strukturiertes Onboarding: Ein professionelles Einarbeitungsprogramm und eine ausgeprägte Willkommenskultur.
• Work-Life-Balance: Gleitende Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub im Jahr und eine moderne Arbeitsumgebung.
• Zusätzliche Vorteile: Ergonomische Arbeitsplätze, eine ausgezeichnete Kantine, Jobrad-Leasing, kostenlose Parkplätze sowie eine gute ÖPNV-Anbindung.

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