Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung und International Office

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagen­forschungs­einrichtung.

Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächen­forschung ist eine internationale Forschungs­einrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung), eine

Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung und International Office

• Bewerbung bis
  06.07.2025
• Arbeitsbeginn
  ab sofort möglich
• Arbeitsumfang
  Vollzeit/Teilzeit

• Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
• Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler/innen in Visa-, Melde- und Krankenversicherungs­angelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthalts­genehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
• Organisation von Seminaren und Meetings
• Aufbau und Pflege der Vertrags­management-Datenbank
• Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Service­abteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
• Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen Deutsch/​Englisch
• Wohnungsverwaltung der Instituts­wohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
• Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
• Sprachkursverwaltung
• Buchen von Dienstreisen
• Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
• Pflege von Internet und Intranet der Abteilung

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachen­assistenz oder Verwaltungs­fachangestellte/r
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, E‑Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen
• Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung
• Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen
• Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verschwiegenheit
• Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungs­einrichtung
• SAP‑Kenntnisse sind von Vorteil

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Vergütung bis zur Entgelt­gruppe 9a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD Bund
• Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro Woche
• Kinderbetreuung im Fröbel-Kindergarten
• Zuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro Monat
• Kantine im Institut

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

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