Assistenzkraft für die Erste Stadträtin (w,m,d)

Wedel ist eine Mittelstadt im Kreis Pinneberg in Schleswig-Holstein. Sie liegt im Bereich des westlichen Agglomerationsgürtels um die norddeutsche Metropole Hamburg und ist damit Teil der Metropolregion Hamburg.

Smart, beweglich und auch mal hart am Wind – die maritime Stadt mit frischem Wind sucht Menschen, die Wedel weiter nach vorn bringen.

Wir suchen…

eine Assistenzkraft für die Erste Stadträtin (w,m,d)

Aufgaben

• Organisation und Koordination der täglich anfallenden Arbeiten im Vorzimmer
• Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen, Rückmeldungen und Fristen
• Pflege von Übersichten, Akten und digitalen Ablagestrukturen im Büro der Ersten Stadträtin
• Zusammenstellung, Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen im Auftrag der Ersten Stadträtin
• Terminorganisation für die Erste Stadträtin sowie Priorisierung und Koordination der
  Terminabsprachen
• Entgegennahme von Telefonaten, Posteingängen und E-Mails
• Vorprüfung von Vorgängen auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen der Ersten Stadträtin
• Erstellung und Bearbeitung von Gesprächsprotokollen, Schriftverkehr, Vermerken und einfachen Stellungnahmen nach Vorgabe und im Auftrag der Ersten Stadträtin
• erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte der Ersten Stadträtin
• Sicherstellung der Bewirtung bei Besprechungen nach Vorgabe durch die Erste Stadträtin
• Mitwirkung bei der Erstellung von Sitzungsvorlagen
• Vertretung des Vorzimmers der Bürgermeisterin bei Abwesenheit der Stelleninhaberin bzw. situative Unterstützung dieser Stelle bei Abwicklung des Tagesgeschäfts, insbesondere bei Entgegennahme von Telefonaten und Posteingängen, der Organisation von Veranstaltungen sowie bei der Besuchersteuerung und Bewirtung für Termine der Bürgermeisterin

Profil

• Abgeschlossene einschlägige Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation oder
• Mindestens eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Kenntnisse der kommunalen Verwaltungsabläufe sind von Vorteil
• Ein freundliches und verbindliches Auftreten
• Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Loyalität
• Sicherer Umgang mit gängiger Büro- und Kommunikationstechnik
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zeitgerechte Arbeitsweise im Rahmen vorgegebener Prozesse

Wir bieten

• eine unbefristete Teilzeitstelle mit einer regelmäßigen durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit von 25 - 30 Stunden
• eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 9a TVöD
• regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten zur Weiterentwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Kompetenzen
• ein angenehmes Arbeitsklima auf einem gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit Home-Office-Möglichkeit
• flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zwei zusätzliche freie Tage am 24.12. sowie 31.12.
• unmittelbare Nähe zum S- Bahnhof Wedel, ein bezuschusstes Deutschlandticket (hvv-Jobticket-Premium) und weitere Sozialleistungen und Vergünstigungen

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