Büroleitung / Office-Manager*in (m/w/d)

Der Bundesverband privater Träger der freien Kinder-, Jugend- und Sozialhilfe e.V. (VPK) ist die bundesweite Interessenvertretung kleiner und mittelgroßer privater Jugendhilfeeinrichtungen, die auf Grundlage des SGB VIII Leistungen in der Kinder- und Jugendhilfe erbringen. Der Verband ist in Mitgliedsverbände untergliedert, denen die direkte Betreuung der ca. 950 Mitgliedseinrichtungen mit derzeit ca. 12.000 Plätzen obliegt. Die Mitgliedseinrichtungen sind weitgehend in privat-wirtschaftlicher bzw. privat-gemeinnütziger Rechtsform organisiert. Das Team besteht aus einem dreiköpfigen ehrenamtlichen Präsidium, einer Geschäftsstellenleiterin sowie zwei Fachreferentinnen. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt bieten wir eine fachlich und persönlich herausfordernde, abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum.
Aufgaben

• Büroorganisation und -verwaltung: Koordination der täglichen Abläufe in enger Zusammenarbeit mit Präsidium, Geschäftsstellenleiterin und Fachreferentinnen.
• Kommunikation und Beantwortung von Anfragen: Korrespondenz und regelmäßiger Austausch mit den VPK-Landesverbänden und VPK-Mitgliedseinrichtungen.
• Digitalisierung: Pflege der Mitgliederdaten, Optimierung digitaler Prozesse sowie aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung der VPK-Geschäftsstelle.
• Veranstaltungsmanagement: Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Fachveranstaltungen und Gremiensitzungen – inklusive Protokollführung.
• Redaktionelle Koordination: Begleitung des Produktionsprozesses der Fachzeitschrift „Blickpunkt Jugendhilfe“, Lektorat und Abonnentenverwaltung.
• Online-Präsenz: Pflege des VPK-Internetauftritts und der Social-Media-Kanäle.
• Finanzmanagement: Rechnungserstellung, vorbereitende Buchhaltung (DATEV) sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Rahmen des Verbandsbudgets.

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büroorganisation und Verwaltung.
• Selbständige, eigenverantwortliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse im Bereich Rechnungswesen / Buchhaltung.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse.
• Organisationstalent mit ausgeprägter Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick.
• Bereitschaft zu Dienstreisen innerhalb Deutschlands (ca. 10 bis 15 Tage pro Jahr).

Wir bieten

• Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten in einem kompetenten und motivierten Team mit flachen Hierarchien.
• Interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Außenkontakt.
• Kompetitive Bezahlung sowie Zusatzleistungen wie z.B. Job-Ticket und betriebliche Angebote.
• Flexibles Arbeiten mit grundsätzlicher Möglichkeit, auch Anteile der Arbeit im Homeoffice zu erledigen (nach Vereinbarung).

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