Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d) für das Fachgebiet A3 – Organisation
Die Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes ist der größte Arbeitgeber im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV).
In unseren Behörden arbeiten deutschlandweit engagierte Menschen für lebendige Wasserstraßen. Wir verknüpfen Verkehrsmanagement, Ökologie und Ökonomie mit moderner Technik, um die vielfältigen Funktionen von Wasserstraßen und Schifffahrt für die Daseinsvorsorge und die natürlichen Lebensgrundlagen zu erhalten und nachhaltig zu verbessern. Kommen Sie zu uns! Gestalten Sie unsere Aufgaben und Ziele aktiv mit!
Das Wasserstraßen- und Schifffahrtsamt Neckar ist Teil eines 357.582 km² großen Karrierenetzwerks bestehend aus über 40 Behörden mit rund 24.000 Beschäftigten.
Das Wasserstraßen- und Schifffahrtsamt Neckar (WSA Neckar) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet in Vollzeit (39 Std./Wo.) eine/einen
Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d)für das Fachgebiet A3 – Organisation
Der Dienstort ist Heidelberg.
Referenzcode der Ausschreibung 20241098_9339
Das Aufgabengebiet umfasst vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeiten, die sich unter anderem in die nachstehenden Bereiche unterteilen lassen:
Organisation
Mitarbeit in grundlegenden Angelegenheiten der Aufbau- und Ablauforganisation wie z. B.
- Fortschreiben der Organigramme
- Mitarbeit im Stellenhaushalt
- Regeln des Informationswesens und Verwaltung von VV WSV
- Beschaffen, Nachweisen und Unterhalten der Dienstausstattung (Druckerzeugnisse, Verbrauchsgüter, Möbel, Geräte und Maschinen) einschl. Rechnungsbearbeitung
- Organisation von Besprechungen sowie dessen inhaltliche Protokollführung
- Führen von Listen, Übersichten und Plänen
Innerer Dienst
- Bewirtschaftung des Dienstgebäudes in Bezug auf Ver- und Entsorgung, Unterhaltung und Gebäudereinigung sowie Organisation der Pflege der Außenanlage
- Vorbereiten von Ausschreibungsunterlagen für Dienstleistungen (z. B. Reinigung)
- Koordination des Inneren Dienstes (Servicedienst, Vermittlung, Registratur)
- Betreuung der Einsätze von beauftragten Fremdfirmen
- Regelung des Kfz‑Einsatzes einschl. Koordination des Kraftfahrers
- Immobilienmanagement (z. B. Korrespondenz mit Vermietern, Beauftragung von Reparaturen im und ums Gebäude o. ä.)
- Zusammenarbeit und Abstimmung mit der Informations- und Nachrichtentechnik (IT und NT)
- Unterhaltung der Access Points für das offene WLAN‑Netzwerk (Bearbeiten der Rechnungen, Gewährleistung der Betriebsbereitschaft etc.)
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
- Bereitstellen von Informationsmaterial wie z. B. Flyer
- Mithilfe bei Abfragen in Bezug auf Öffentlichkeitsarbeit in der WSV
- Allgemeine Auskünfte
- Beraten von Beschäftigten und Bearbeiten von allg. Angelegenheiten im Bereich des Corporate Designs
Das sollten Sie unbedingt mitbringen:
-
Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur/zum Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Immobilienkauffrau/Immobilienkaufmann
Das wäre wünschenswert:
- Die Anwendung der Microsoft-Office-Programme (Word, Excel, Outlook) wird vorausgesetzt
- Fähigkeit und Bereitschaft zu selbstständigem, eigenverantwortlichem und ergebnisorientiertem Handeln
- Überzeugungskraft und Durchsetzungsvermögen
- Konfliktfähigkeit
- Sehr gutes Planungs- und Organisationsvermögen
- Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
- Arbeitssorgfalt und Genauigkeit
- Physische und psychische Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen im Bereich des WSA Neckar
- Führerschein Klasse B (alt 3) mit der Bereitschaft, einen Dienst-Pkw selbst zu fahren
- Verwaltungskenntnisse von Vorteil
- Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung in fachfremde Aufgabengebiete
Die Eingruppierung für Tarifbeschäftigte erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 7 TVöD Entgeltordnung Bund.
Einschlägige Berufserfahrung kann bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden.
Das WSA Neckar bietet seinen Beschäftigten familienfreundliche Arbeitsbedingungen.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist unser erklärtes Ziel. Wir ermöglichen deshalb unseren Beschäftigten Teil- und Gleitzeit, um die Vereinbarkeit von Berufs- und Familieninteressen zu berücksichtigen. Wir fördern aktiv die Gesundheit der Beschäftigten durch ein Angebot an Gesundheitsmaßnahmen.
Bedarfsgerechte Aus- und Fortbildung sind für uns selbstverständlich.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass den Beschäftigten im Tarifgebiet des VRN/RNV und des VVS ein Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket gewährt wird. Der Zuschuss beträgt sowohl im Tarifgebiet VRN/RNV als auch im Tarifgebiet des VVS 23,28 €.
Besondere Hinweise:
Die Probezeit beträgt 6 Monate. In dieser Zeit wird der Dienstposten nur vorübergehend übertragen.
Der Dienstposten ist grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiB bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Es wird körperliche Eignung dahingehend verlangt, dass die Bewerberin/der Bewerber ohne Einschränkung die von ihr/ihm zu betreuenden Baustellen sicher begehen kann.
Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.
Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.