Gestalten Sie mit uns die Zukunft der Bundesverwaltung! Wir suchen Unterstützung, um die Interessen der Bundesbeschäftigten zu vertreten und moderne Arbeitsbedingungen aktiv mitzugestalten. Wenn Sie lösungsorientiert, smart und pragmatisch denken, sind Sie bei uns richtig.

Im Auswärtigen Amt in Berlin ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur bis zum 31.07.2028 befristeten Einstellung in Teilzeit (50%) folgende Stelle zu besetzen

Bürosachbearbeiterin oder Bürosachbearbeiter (m/w/d) für die Geschäftsstelle der Arbeitsgemeinschaft der Hauptpersonalräte der obersten Bundesbehörden

Entgeltgruppe 9 a TVöD Bund; Kennziffer: 36-2026

Aufgaben

Der Geschäftsstelle der AG HPR obliegt die Organisation der Geschäftsführung, die Kommunikation sowie Assistenzaufgaben in Angelegenheiten der AG HPR. In der Geschäftsstelle sind Sie dabei eine zentrale Anlaufstelle der AG HPR und tragen maßgeblich zu effizienten Arbeitsprozessen und einer positiven Teamkultur bei. Ihr moderner Arbeitsplatz vereint die Aufgaben von Teamorganisation, Sekretariat, Registratur, Wissensmanagement und Bürosachbearbeitung. An dieser Schnittstelle haben Sie eine zentrale Funktion für den Vorstand der AG HPR. Ihre Tätigkeit ist abwechslungsreich und verantwortungsvoll.

• Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der AG HPR und fertigen Sitzungsprotokolle an.
• Ihnen obliegt das Führen des Schriftverkehrs, insbesondere die Steuerung und Koordination dokumentenbezogener Prozesse im Zusammenhang mit personalvertretungsrechtlichen IT-Maßnahmen des Bundes sowie die Anfertigung von Vermerken.
• Mit Sorgfalt organisieren Sie den Terminkalender für den Vorstand und bereiten dessen Gespräche vor und nach.
• Anfallende Dienstreisen nehmen Sie gerne wahr.
• Die Registratur der AG HPR befindet sich bei Ihnen in guten Händen.
• Sie arbeiten sicher mit MS-Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.

Profil

• Engagiertes und selbständiges Arbeiten macht Ihnen Spaß und Sie übernehmen gerne Verantwortung.
• Hohe Flexibilität im Rahmen eines sich ständig verändernden Umfeldes zeichnet Sie aus.
• Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich.
• Sie kommunizieren klar und empathisch – nach innen wie außen.
• Für komplexe Fragen finden Sie im Team passende Lösungen.
• Sie behalten Ziele im Blick und vertreten Ihre Position.

Ihr Profil (erforderlich)

• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r (oder Verwaltungslehrgang I) oder im vergleichbaren kaufmännischen Bereich (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement)
• vorzugsweise nachgewiesene mindestens einjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung in Sekretariat, Registratur oder Bürosachbearbeitung
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Niveau C1, Einstufung des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens)

Wir freuen uns ergänzend über

• Praktische Erfahrung mit CMS- und DMS-Systemen wie BSCW Groupware zur strukturierten Dokumentenablage und Teamzusammenarbeit
• Kenntnisse im Personalvertretungsrecht des Bundes (BPersVG) sowie der Arbeitsweise von Ministerien und/oder Gremien der Interessenvertretungen.
• Kenntnisse agiler Arbeitsmethoden
• Englischkenntnisse

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Migrationshintergrund, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Im Interesse der beruflichen Gleichstellung sind Bewerbungen von Frauen in Bereichen mit Unterrepräsentanz wie diesem besonders erwünscht und werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Personen ermutigen wir ausdrücklich zur Bewerbung; sie werden nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Wir bieten

• Gleitzeit, Möglichkeit zu in der Regel 40 % Homeoffice
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• Onboarding, umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, personalratsspezifische Fortbildungen, Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine befristete Stelle im Herzen Berlins mit Zulage für oberste Bundesbehörden
• übliche tarifvertragliche Leistungen wie Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente und vermögenswirksame Leistungen
• Das Auswärtige Amt trägt seit 2015 das Hertie-Siegel für Familienfreundlichkeit und hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet.
• Wir leben Vielfalt, auch mit Beschäftigteninitiativen wie „frauen@diplo.de“, „Rainbow“, „Diplomats of Color“, „NetzwerkOst“ und „Inklusiv“.
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket oder anderen Jobtickets
• vergünstigte Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bei Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amts e.V. (Solidargemeinschaft)
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• Wir beraten bei der Wohnungssuche.

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