Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d) für das Referat Apostillen und Forderungsmanagement

Im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) arbeiten wir als Kompetenz- und Service­zentrum im Geschäfts­bereich des Auswärtigen Amts (AA). Unsere Projekte prägen das Bild Deutschlands in der Welt.

Für unser schnell wachsendes Team am Standort Brandenburg an der Havel suchen wir ab dem 01.01.2026 zur unbefristeten Einstellung in Voll- oder Teilzeit:

mehrere Büro­sachbearbeiter*innen (m/w/d) für das Referat Apostillen und Forderungs­management im (vergleichbaren) mittleren Dienst

Entgeltgruppe E 6 TVöD Bund; Kennziffer: D04-2025

Mit Ihrer erfolgreichen Bewerbung werden Sie am Aufbau einer neuen, international ausgerichteten Bundes­oberbehörde aktiv mitarbeiten. Sie leisten mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus einen entscheidenden Beitrag für die deutsche Außenpolitik weltweit.

• (End‑)Beglaubigung deutscher öffentlicher Urkunden vor ihrer Legalisation durch ausländische Staaten sowie Erteilung von Apostillen auf Bundes­urkunden nach dem Haager Übereinkommen
• Eingabe der erforderlichen Angaben in elektronische Datenbanken und Ausdruck der entsprechenden Unterlagen
• Fertigen der Gebühren­bescheide mit Rechtsbehelfs­belehrung
• Erstellen von Ablehnungs­bescheiden mit Rechtsbehelfs­belehrung
• Recherchen und Abstimmungen mit beteiligten Behörden
• Auskunftserteilung auf telefonische und schriftliche Anfragen (z. B. Rückfragen zum Vorgang, Zuständigkeit BfAA in Beglaubigungs­fragen) sowie Vor-Ort-Service bei persönlichen Vorsprachen

• abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht oder Verwaltung (z. B. Verwaltungs­fachangestellte*r oder Rechtsanwalts- oder Notarfach­angestellte*r)
  oder:
• abgeschlossene 3‑jährige kaufmännische Berufsausbildung und mindestens 1‑jährige Berufserfahrung in der Verwaltung
  oder:
• abgeschlossener Angestellten­lehrgang I/​​Verwaltungs­lehrgang I
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C1)
• sichere Beherrschung der üblichen Microsoft-Office-Anwendungen

Wir freuen uns ergänzend über

• Erfahrung aus Beruf oder Ausbildung
• sichere Beherrschung der üblichen Microsoft-Office-Anwendungen
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• (vertiefte) Kenntnisse im Umgang mit Urkunden

Das macht Sie als Person aus

• Sie sind in der Lage, sich an verändernde Anforderungen anzupassen, und verfügen über die Fähigkeit zur kreativen Problemlösung
• Fähigkeit zur klaren und präzisen verbalen und schriftlichen Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
• Sie sind in der Lage, Entscheidungen zu treffen und diese erfolgreich zu kommunizieren
• Sie behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, agieren souverän und gelassen
• Sie erkennen die Bedürfnisse Ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen

Die Einstellung von Bewerberinnen und Bewerbern außerhalb des öffentlichen Dienstes sowie von Tarifbeschäftigten der öffentlichen Verwaltung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).
Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind.

Sind Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig, ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.

Aktuell sind Stellen als Bürosachbearbeiter*innen in Entgeltgruppe E 6 zu besetzen.
Sollte innerhalb von zwölf Monaten seit dieser Ausschreibung eine weitere, gleichwertige Bürosachbearbeiter-Stelle in der Abteilung Dienstleistung zu besetzen sein, so behält sich die Dienststelle die Möglichkeit der Besetzung mit geeigneten Bewerbenden aus diesem Auswahlverfahren vor (Reserveliste). Bei Bedarf wird die Dienststelle eine Neuausschreibung vornehmen.

• flexibles Arbeiten durch Teilzeit­möglichkeit im Inland, Gleitzeit
• Die Tätigkeit ist für eine Ausübung aus dem Homeoffice nicht geeignet
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• umfangreiches Fortbildungs­angebot (Fremdsprachen, IT, dazu Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine unbefristete Stelle im Herzen Brandenburgs mit Aufbau­zulage in Höhe der Ministerial­zulage bis zum 31.12.2026
• Den Kauf Ihres Firmentickets unterstützen wir mit einem Zuschuss
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Brandenburg im Rahmen des Bundes­umzugskosten­gesetzes.
• Wir bieten Jahres­sonderzahlung, VBL‑Betriebsrente mit Arbeitgeber­anteil, vermögens­wirksame Leistungen
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungs­angebote

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