Wir, die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), sind eine Ressortforschungs­einrichtung im Geschäftsbereich des Bundes­ministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). An drei Standorten in Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Schnittstelle zwischen Forschung, Politik und Praxis sowie in gesetzlichen Aufgaben. Mit unserer DASA Arbeitswelt Ausstellung leisten wir zentrale Bildungs- und Vermittlungsarbeit an eine breite Öffentlichkeit. Im Stabsbereich sind etwa 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im vielfältigen Aufgabenbereich der Politik­beratung und Wissenschafts­kommunikation befasst.

Wir suchen am Standort in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Bürosachbearbeitung / Teamassistenz (w/m/d) für den Stabsbereich „Strategische Kommunikation und Kooperation“

• bis Entgeltgruppe 8 TVöD

• Vollzeit/Teilzeit

• unbefristet

• Allgemeine Sekretariats­aufgaben für den Stabsbereich „Strategische Kommunikation und Kooperation“ inklusive Terminkoordination, telefonischer und schriftlicher Korrespondenz sowie Dienstreise­management für den Stabsbereich und sonstige Verwaltungs­aufgaben
• Übernahme der Sekretariats­aufgaben für die Präsidentin am Standort Dortmund, gemeinsam mit der Bürosachbearbeitung der Vizepräsidentin
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, Organisation von Meetings mit internen und externen Partnern und Dienstleistern, Anfertigen von Protokollen
• Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
• Mitwirkung und Qualitätskontrolle bei der Erstellung von tabellarischen Übersichten, z. B. im Rahmen des internen Berichtswesens, Erstlektorieren von Texten
• Sachbearbeitung Wissenschaftstransfer: Unterstützung und Mitwirken bei der Erstellung von zentralen Publikationen des Hauses (baua:aktuell, Jahresbericht), bei der externen Kommunikation zur Politikberatung mit dem BMAS
• Einholen von Angeboten, Erstellen von Vergabevermerken, Bestellungen (Bedarfsmeldungen über die Software MACH) sowie elektronische Aktenführung, Schriftgutverwaltung und Dokumentenmanagement
• Unterstützung bei Haushaltsangelegenheiten wie Budgetcontrolling/​​Finanzmittelcontrolling

Erforderlich:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/​​Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Bereich der Bürosachbearbeitung, vorzugsweise im Aufgabenbereich Kommunikation, z. B. in der Unternehmenskommunikation, einer Behörde, einer Forschungseinrichtung
• Sehr gute EDV‑Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und Web‑Konferenztools (z. B. WebEx, DFN Conf usw.) sowie IT‑Affinität (Interesse an neuen IT‑Anwendungen)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Level C2), englische Sprachkenntnisse sowie Formulierungs­geschick

Wünschenswert:

• Kenntnisse der Software MACH und E‑Akte
• Service- und lösungsorientierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick und Eigeninitiative
• Schnelle Auffassungsgabe, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Bereitschaft, auch unter zeitlichem Druck hervorragende/gewissenhafte Ergebnisse zu erzielen
• Freude an Teamarbeit und Interesse an Themen des Arbeitsschutzes und der Arbeitsmedizin

• Zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
• Flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
• Moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
• Attraktives Entgelt mit Zusatzrente
• Individuelle Personal­entwicklungs­maßnahmen
• Jobticket mit Arbeitgeberförderung (monatlich 23,28 Euro)

STBL1_DE