Bürosachbearbeitung (w/m/d) im Referat B.5 „Unterstützung Seminarbetrieb“

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

in der Bundesakademie für Bevölkerungsschutz und Zivile Verteidigung (BABZ) am Dienstort Bad Neuenahr-Ahrweiler.

• Teilnehmenden­verwaltung – Sie sind für die administrative Vor- und Nachbereitung von Seminaren im Bereich der Teilnehmenden­verwaltung mit Hilfe der Bildungsmanagementsoftware ANTRAGO zuständig. Darunter fällt z. B. die telefonische und schriftliche Beratung der Teilnehmer/innen hinsichtlich der Seminarteilnahme, das Entgegennehmen von Seminaranmeldungen, das Prüfen der grundsätzlichen Teilnahmevoraussetzungen, sowie die Aktualisierung/Pflege der Teilnehmerdaten in ANTRAGO und der Lernplattform ILIAS.
• Büromanagement – Sie decken die gesamte Bandbreite anfallender Organisationsaufgaben im Referat ab. Dabei erstellen Sie u. a. Zu- und Absagen an Teilnehmende sowie Dozierende, Unterlagen wie z. B. Einlade- und Teilnahmelisten, Teilnahmebestätigungen, Urkunden, Teilnehmenden-Datenblätter, Namens- und Tischschilder.
• Finanzmanagement – Sie unterstützen bei der Abrechnung von Teilnehmenden, Gastdozierenden und Veranstaltungen.

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Verwaltungs­fachangestellten oder die Fortbildung „Verwaltungslehrgang I“ oder eine vergleichbare Ausbildung mit 3-jähriger Regelausbildungszeit erfolgreich abgeschlossen.
• Sie verfügen möglichst über Erfahrung in der Büroorganisation, idealerweise im Veranstaltungsbereich.
• Sie arbeiten dienstleistungsorientiert und schätzen die Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich.
• Sie haben Freude an der Zusammenarbeit im Team, in das Sie sich kollegial einbringen.
• Fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft-Office-Produkten bringen Sie mit.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

• Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
• Flexible Arbeitszeit/​Teilzeit/​ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell. An feste Kernarbeitszeiten sind Sie nicht gebunden und haben zudem die Möglichkeit, bis zu 60 % mobil zu arbeiten. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell.
• Gesundheitsmanagement – Wir fördern Initiativen für Ihre Gesundheit wie die Wellhub-Firmenfitness und Betriebssportgruppen. Für die Vereinbarkeit von Beruf und Pflege steht Ihnen zudem ein qualifizierter Pflege-Guide zur Verfügung und in herausfordernden Lebensphasen können Sie unser Angebot der sozialen Beratung wahrnehmen.
• Jobticket – Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.
• Wohnungswechsel – Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie durch Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Wohnungsfürsorge.

Das ist uns wichtig

• Diversität und Chancengleichheit – sind Bestandteil unserer Personalpolitik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
• Gleichstellung von Frauen und Männern – haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
• Schwerbehinderte Menschen – berücksichtigen wir bei gleicher Eignung vorrangig. Wir verlangen lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung.
• Work-Life-Balance – unterstützen wir auf vielfältige Art.

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