CAFM-Administrator (m/w/d)

Das Studierendenwerk Bielefeld versorgt als sozialer Dienstleister rund 40.000 Studierende an den Hochschulen in Bielefeld und OWL. Zu unseren Aufgaben gehören der Betrieb von gastronomischen Großeinrichtungen, der Bau und die Vermietung von Wohnanlagen für Studierende, die Durchführung des BAföG und der Betrieb von Kindertagesstätten.

Als CAFM-Administrator (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Digitalisierung und Effizienzsteigerung der Facility-Management-Prozesse des Studierendenwerks. Mit Ihrer IT-Kompetenz und Ihrem Verständnis für gebäudetechnische Abläufe gestalten Sie digitale Lösungen für unsere Liegenschaften, darunter Wohnheime, Mensen, Kitas und Verwaltungsgebäude.

Sie sorgen für einen reibungslosen Betrieb des CAFM-Systems und unterstützen dabei, die Betreiberverantwortung, Wartungspflichten und gesetzliche Anforderungen transparent und sicher abzubilden.

Aufgaben

• Systemverantwortung CAFM

- Aufbau und Implementierung eines CAFM-Systems

- Qualitätssicherung und Pflege der Systemdaten (z. B. Gebäude, Flächen, TGA-Anlagen)

• Datenintegration & Dokumentation

- Erarbeitung, Übernahme und Pflege technischer Bestandsdaten, Raum- und Flächeninformationen

- Einbindung digitaler Gebäudepläne, Wartungsdokumentationen und Prüfberichte

- Erstellung von standardisierten Berichten für Controlling, Technik und Geschäftsführung

• Digitalisierung & Prozessmanagement

- Weiterentwicklung digitaler Workflows für Störmeldungen, Wartung, Reinigung und Wohnraumbewirtschaftung

- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (z. B. Betreiberpflichten, Prüfzyklen nach BetrSichV)

• Anwenderbetreuung:

- First-Level-Support für technische Kolleg:innen und Fachabteilungen

- Durchführung interner Schulungen und Erstellung von Benutzeranleitungen

• Projektarbeit:

- Schnittstellenmanagement zu anderen Systemen (z. B. ERP, Buchungssysteme für Wohnraum/Verpflegung, Energiecontrolling)

- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Softwareherstellern

• Unterstützung der Kolleg:innen bei neuen Bauvorhaben und Instandhaltungsmaßnahmen
• Termin-, Kosten-, und Qualitätskontrolle, Abnahme und Mängelverfolgung

Profil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium (z. B. Facility Management, Bau- oder Versorgungstechnik, Informatik) oder vergleichbare Qualifikation - Alternativ: Technische Ausbildung mit IT-Erfahrung und Weiterbildung im Bereich CAFM/FM4
• Sie haben fundierte Kenntnisse in der Administration von CAFM-Systemen und ein Grundverständnis für gebäudetechnische Gewerke und FM-Prozesse
• Zu Ihren Kompetenzen zählen sehr gutes Ausdrucksvermögen in Deutsch, Zahlenverständnis und routinierter Umgang mit MS Office, idealerweise haben Sie Kenntnisse in SQL, CAD
• Sie haben Verständnis für rechtliche Grundlagen im Gebäudebetrieb (z. B. Betreiberverantwortung, VDI 3810, GEFMA 444)
• Sie verfügen über Erfahrungen im Projektmanagement und Change Management
• Ebenso besitzen Sie Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen und zeichnen sich durch Teamfähigkeit aus
• Sie besitzen den Führerschein der Euroklasse B

Wir bieten

• Eine auf 2 Jahre befristete Vollzeitbeschäftigung mit 39,00 Std./Woche, ggf. Teilzeit mit 30,00 Std./Woche möglich. Eine dauerhafte Beschäftigung ist perspektivisch möglich.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit echten Gestaltungsmöglichkeiten
• Flexible, familiengerechte Arbeitszeiten mit der Möglichkeit, auch mobil zu arbeiten
• Vergütung nach dem Tarifvertrag Studierendenwerke NRW zur Anwendung des TVöD (VKA), je nach Qualifikation und Erfahrung in der Entgeltgruppe 10
• Einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz im spannenden Hochschulumfeld des Campus Bielefeld
• Kostengünstiges Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr, günstiges Mittagessen in der eigenen Gastronomie, Fahrrad-Leasing (nach Entfristung)

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