Chefsekretär (m/w/d)

Machen Sie den Unterschied – Werden Sie Teil der Familie Handwerk

Suchen Sie einen Job, bei dem Sie nicht nur arbeiten, sondern auch etwas Sinnvolles bewegen können? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Das Handwerk steht an vorderster Front, wenn es um Klimaschutz und Nachhaltigkeit geht. Es verbindet traditionelles Wissen mit modernen Innovationen und trägt täglich dazu bei, Lösungen für die Herausforderungen von morgen zu entwickeln. Als Mitgliederorganisation des Handwerks sind wir die Macher hinter den Machern, den 7.600 Betrieben mit rund 44.000 Beschäftigten in Südniedersachsen. Wir unterstützen unsere Betriebe, damit sie das Rückgrat der Gesellschaft stärken und die großen Herausforderungen der Zukunft meistern können. Wir halten dem Handwerk für die Bewältigung dieser enormen Aufgabe den Rücken frei und gestalten die politischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen mit.

Werden Sie Teil der „Familie Handwerk“ und gestalten Sie mit uns die Zukunft!

Ihr neuer Job bei uns

Als Chefsekretär (m/w/d) erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, unsere Strukturen aktiv mitzugestalten. In Ihrer Funktion managen und unterstützen Sie das Tagesgeschäft unserer Hauptgeschäftsführerin.

• Mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung erledigen Sie alle klassischen Sekretariatstätigkeiten wie z.B.
  • eine selbständige Abwicklung der Korrespondenz sowie die Wiedervorlage und Datendokumentation
  • effizientes Terminmanagement, -koordination, -vorbereitung, -überwachung und -organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen von HGF und Ehrenamt
  • Sie haben die Abschlussvollmacht für das Reisemanagement einschließlich selbständiger Buchung und Abrechnung für HGF und Ehrenamt
  • Beschaffung und Weitergabe von Informationen und Unterlagen
• Repräsentation der Handwerkskammer nach außen als Ansprechperson und Schnittstelle für interne und externe Partner
• Betreuung von internen und externen Gästen sowie die Sicherstellung der Erreichbarkeit
• Organisation und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben unter Fristsetzung
• Aktive Mitarbeit und Ausarbeitung von Unterlagen und Entscheidungsvorlagen wie z.B. Statistiken und Auswertungen
• Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen, insbesondere die Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung der Vorstands- und Vollversammlungssitzungen inklusive
  • vollumfänglicher, eigenständiger Vorbereitung der Tagesordnung, Aufbereitung und Koordination der Vorlagen und Präsentationen
  • verantwortlicher Protokollführung
• Eigenständige Erstellung von Vorlagen sowie Präsentationen für die Abteilungsleitung für interne und externe Gremiensitzungen und Konferenzen
• Verantwortung für die Entwicklung, stetige Aktualisierung und Einhaltung des Qualitätsstandards der erforderlichen einheitlichen Sekretariatsabläufe im Haus (z.B. Organsitzungen, Rechtsaufsicht) und Schulung der Sekretariate
• Organisation und Überwachung der formalen Zusammenarbeit mit der Rechtsaufsicht der Handwerkskammer über alle Abteilungen
• Sie sind erste Ansprechperson für die Ehrenamtsträger der satzungsmäßigen Organe der Handwerkskammer (9 Vorstands- und 72 Vollversammlungsmitglieder) und organisieren deren Termine sowie die Abrechnung der Aufwandsentschädigungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossene Verwaltungsausbildung, gern eine mehrjährige fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich in der öffentlichen Verwaltung, wünschenswert sind Erfahrungen im Zusammenhang mit der Gremienarbeit
• Organisations- und Priorisierungstalent mit einem hohen Maß an Eigeninitiative und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten, sowie gute und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabenfeld und sowie ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität mit einem freundlichen und professionellen Auftreten runden Ihr Profil ab

• Faire Vergütung: Sie erhalten eine tarifliche Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder – unabhängig von Alter oder Geschlecht. Das beinhaltet Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und regelmäßige Gehaltserhöhungen. Wir bieten Ihnen einen unbefristeten Arbeitsplatz in Vollzeit. Die Vergütung erfolgt nach der Entgeltgruppe 9b TV-L.
• 30+2 Tage Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Tage Urlaub im Jahr, und wir legen bis zu zwei freie Tage obendrauf.
• Betriebliche Altersvorsorge: Um Ihre Absicherung im Ruhestand zu gewährleisten, steht Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge zur Verfügung.
• Gesundheit im Fokus: Neben betriebsärztlichen Untersuchungen, Schutzimpfungen und kostenfreien Gesundheits-Workshops haben Sie die Möglichkeit, kostenfrei eine betriebliche Krankenversicherung abzuschließen.
• Dienstkleidung: Je nach Arbeitsplatz stellen wir Ihnen kostenlos Kleidung im Handwerkskammer-Branding zur Verfügung – inklusive persönlicher Schutzausrüstung, falls erforderlich.
• Dienstwagen: Für Außentermine stehen Dienstwagen zur Verfügung. Die Bereitschaft zu Dienstreisen mit dem eigenen PKW ist gleichwohl vorausgesetzt.
• Weiterbildung: Jedes Jahr bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Das klingt gut für Sie? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 6. Juli 2025! Bitte nutzen Sie hierfür unser Online Bewerberportal auf unserer Homepage. Werden Sie Teil eines tollen Teams und gestalten Sie mit uns eine nachhaltige und erfolgreiche Zukunft.

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