Empfangsassistenz (m/w/d)

Sie sind ein Organisationstalent und möchten Ihre ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten und Ihr serviceorientiertes Arbeiten unter Beweis stellen? Sie sind eine engagierte und vertrauenswürdige Person, die es versteht, Herausforderungen lösungsorientiert zu meistern und dabei stets den Überblick zu behalten? Wir haben den passenden Job für Sie! Für unsere Hauptverwaltung in München suchen wir ab 01.05.2026 eine:n Empfangsassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit für mindestens 32 Wochenstunden.

In Ihrer Tätigkeit vertreten Sie unseren Verein nach außen und überzeugen durch souveräne und herzliche Kommunikation mit unterschiedlichsten Menschen. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende und externe Partner und gestalten den Empfangsbereich einladend und professionell. Dabei tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass sich alle Gäste willkommen und gut betreut fühlen.

Mit mehr als 700.000 Mitgliedern ist die Lohi einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Wir betreuen unsere Mitglieder seit knapp 60 Jahren in allen Einkommensteuerangelegenheiten, begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG. Als Selbsthilfeeinrichtung steht bei uns der Mensch im Mittelpunkt. Zufriedene Beschäftigte und Mitglieder bestätigen unseren Kurs und sind zugleich unser größter Antrieb, weiterhin unser Bestes zu geben.

Empfang & Kommunikation

• Der Empfang von Besuchern in der Hauptverwaltung gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich und trägt zu einem positiven ersten Eindruck bei.
• Die Betreuung der Telefonzentrale sowie die Weiterleitung eingehender Anfragen erfolgen zuverlässig und serviceorientiert.
• Als zentrale Ansprechperson stehen Sie Mitarbeitenden, Gästen und externen Dienstleistern unterstützend zur Seite.

Veranstaltungsorganisation

• Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Schulungen und Besprechungen gehören zu Ihren Aufgaben.
• Im Rahmen von Veranstaltungen kümmern Sie sich um die Betreuung der Gäste und unterstützen einen reibungslosen Ablauf.
• Die Vorbereitung und Organisation von Besprechungsräumen liegt ebenfalls in Ihrem Verantwortungsbereich.

Office Management & Verwaltung

• Sie übernehmen die Organisation und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs.
• Bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten unterstützen Sie die Verwaltung.
• Zum Aufgabenbereich gehört außerdem das Beschaffungs- und Bestellwesen, insbesondere für Büromaterial.
• Zusätzlich unterstützen Sie bei Aufgaben der Gebäudeorganisation und -verwaltung.

Organisation der Büro- und Empfangsbereiche

• Sie stellen sicher, dass der Empfangsbereich sowie die Besprechungsräume immer ordentlich und ansprechend sind.
• Ein professionelles und modernes Erscheinungsbild der Bereiche wird durch Ihr Engagement gewährleistet.
• Für eine ansprechende Gestaltung der Empfangs- und Besprechungsräume sorgen Sie durch Ordnung, Sauberkeit und passende Dekoration.

Weitere Aufgaben

Gelegentliche Botenfahrten runden das Aufgabengebiet ab.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) oder Kauffrau/-mann Bürokommunikation (m/w/d).
• Alternativ haben Sie eine Ausbildung als Hotelfachfrau/-mann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation in einem kaufmännischen oder dienstleistungsorientierten Umfeld abgeschlossen. Bestenfalls bringen Sie mehrjährige Berufserfahrung in den genannten Tätigkeitsbereichen mit.
• Als digitalaffine Person bringen Sie gute Kenntnisse in den gängigen Programmen mit und haben keine Berührungsängste mit neuer Software.
• Eine hohe Service- und Unternehmensorientierung zeichnet Ihre Arbeitsweise aus.
• Sie arbeiten lösungsorientiert, gehen Aufgaben strukturiert und systematisch an und zeichnen sich durch Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit aus.
• Durch Ihre offene und empathische Art gelingt es Ihnen schnell, mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf verschiedenen Hierarchieebenen eine positive Atmosphäre zu schaffen. Im Umgang mit anderen treten Sie stets offen und freundlich auf. Zudem arbeiten Sie gerne im Team und zeichnen sich durch einen ausgeprägten Teamgeist aus.
• Sie verfügen über einen Führerschein der Klasse B.

Flexibilität & Work-Life-Balance

• Wir fördern eine moderne Arbeitskultur, die zu Ihrem Leben passt. Im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten bieten wir Teilzeit und flexible Arbeitszeiten.
• Auf Sie wartet ein moderner Arbeitsplatz. Für die Fahrt ins Büro unterstützen wir Sie mit einem Fahrtkostenzuschuss.

Berufliche Entwicklung & Weiterbildung

• Ihre Entwicklung ist uns wichtig. Deshalb bieten wir Ihnen regelmäßige, kostenfreie Fort- und Weiterbildungen und fördern gezielt Ihre individuelle Entwicklung.
• Sie werden umfassend durch unsere erfahrenen Teammitglieder eingearbeitet.

Soziale & finanzielle Absicherung

• Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung im Alter mit einer vollständig arbeitgeberfinanzierten Altersvorsorge.
• Freuen Sie sich auf einen monatlichen Gutschein über 50 € zum Shoppen oder Tanken sowie vermögenswirksame Leistungen.
• Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist unser gemeinsames Anliegen. Wir unterstützen unsere Beschäftigten durch einen Zuschuss zum Kindergarten.

Gesundheit & Nachhaltigkeit

• Die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden fördern wir durch unser Firmenfitnessprogramm mit einem breiten Sport- und Wellnessangebot.
• Wir unterstützen nachhaltige Mobilität. Mit unserem Jobrad-Programm können Sie kostengünstig ein Fahrrad oder E-Bike leasen.
• Über 30 Urlaubstage sorgen für Erholung und Ausgleich.

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