Empfangsmitarbeiter (w/m/d) im Bereich Service & Facility Management

Wir sind Germany Trade & Invest (GTAI) – die Außenwirtschaftsagentur der Bundesrepublik Deutschland. Wir informieren den deutschen Mittelstand über Chancen und Risiken in Auslandsmärkten und beraten ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland. Darüber hinaus werben wir für die Standortvorteile Deutschlands im Ausland und unterstützen die Internationalisierung der Wirtschaft in den neuen Bundesländern sowie vom Strukturwandel betroffenen Regionen.

Sie suchen eine neue berufliche Herausforderung? Bei uns haben Sie die Möglichkeit, unsere Teams im Bereich der Außenwirtschaftsförderung in einem internationalen Rahmen zu unterstützen. Ob Exportförderung, Investorenanwerbung oder Standortmarketing: Fördern Sie gemeinsam mit uns den Wirtschaftsstandort Deutschland und setzen sich mit uns für die Schaffung und Erhaltung von Arbeitsplätzen ein.

Für den Bereich Service und Facility Management an unserem Berliner Standort suchen wir im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses ab sofort einen Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit mit 27,3 Stunden.

• Telefonservice für nationale und internationale Anrufer, Weiterleitung und Beantwortung von Anfragen (auch auf Englisch)
• Empfang von Kunden, Gästen und Dienstleistern, Ausgabe von Besucherausweisen
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Organisation von Kurierdiensten, Prüfung von Rechnungen
• Vorbereitung und Betreuung von Veranstaltungen inklusive der Informationstechnik, Bewirtung, Organisation von Caterings
• Verwaltung von Büroverbrauchsmaterial, Bestellung von Visitenkarten, Prüfung von Kreditkartenabrechnungen
• Einsatzplanung und Aufgabenverteilung für studentische Aushilfen
• Koordination und Kontrolle von Wartungsarbeiten, Betreuung von Dienstleistern, Vertragsprüfung
• Unterstützung bei Ausschreibungen und Vergabeverfahren im Facility Management
• Vertretung in der Reisekoordination (inklusive Visa-Angelegenheiten, A1- und Entsende-Bescheinigungen), Ansprechperson für Dienstreisen und Beantragung von Reisedokumenten

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im Bereich der allgemeinen Verwaltung, Facility Management, Hotelgewerbe oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Kenntnisse auf dem Gebiet des Bundesreisekostenrechts sowie der dazugehörigen Rechtsprechung,
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B1)
• sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie ein sicheres Auftreten
• eine ziel- und lösungsorientierte sowie selbstständige Arbeitsweise mit hoher Auffassungsgabe, Organisationstalent und Teamfähigkeit
• sehr gute IT-Kenntnisse (M365-Umgebung), um gängige Tools und -Systeme effektiv zu nutzen
• Reisebereitschaft innerhalb Deutschlands (maximal 3mal pro Jahr)

• Eine unbefristete Stelle in Teilzeit mit 27,3 Stunden/Woche.
• Vergütung und Sozialleistungen gemäß dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie Ihr Gehalt nach Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund, inklusive regelmäßiger Stufenaufstiege, Weihnachtsgeld und der Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes.
• Vielseitige, anspruchsvolle Aufgaben in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Politik.
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld und ein tolerantes, weltoffenes Betriebsklima.
• Bei einer 5-Tage-Woche haben Sie 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend und Silvester frei.
• Sie haben die Möglichkeit, in Abstimmung die Arbeitszeit flexibel zu gestalten sowie mobil zu Arbeiten. Bei entsprechendem Arbeitszeitkonto können Sie bis zu 15 Gleittage frei nehmen.
• Wir möchten uns kontinuierlich verbessern. Daher bieten wir Ihnen Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung an.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und diverse Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Wir sind vom audit berufundfamilie als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert.
• Sie erhalten einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (optional).
• Sie arbeiten an einem attraktiven sowie sehr zentralen Arbeitsplatz in der Friedrichstraße in Berlin Mitte.

Germany Trade & Invest GmbH fördert die Gleichstellung aller Geschlechter und begrüßt die Bewerbung schwerbehinderter Menschen.

Unsere Vorstellungsgespräche bieten wir aktuell als Videokonferenzen an.

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