Event- und Büromanager/in (w/m/d) (Teilzeit)

Wir suchen eine/n engagierte/n Event- und Büromanager/in (w/m/d) in Teilzeit, der/die einmalige Chance nutzen möchte, den Aufbau einer DER Eventlocations in Köln mitzugestalten und unsere Veranstaltungen mit Leidenschaft sowie Organisationstalent unterstützt. Wenn Sie ein kreatives Organisationstalent sind und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!“ Der im Jahr 1962 gegründete Gemeinnützige Bauverein Sachsenturm e.V. widmet sich seit 1969 im Wesentlichen der lokal bauhistorischen und traditionsbewussten Aufarbeitung der Geschichte des Sachsenturms sowie dem Wiederaufbau, Erhalt und der Bewahrung des kulturellen Erbes. Als eines der Vorzeige-Denkmäler der Stadt Köln, inmitten der mittelalterlichen Stadtmauern am Sachsenring gelegen, soll der Sachsenturm für Gruppen, Feiern, Lesungen, Seminare oder andere Veranstaltungen weiterhin öffentlich zugänglich bleiben. Zur Fortführung dieser Aufgabe und zur Entlastung des denkmalgeschützten Turms wird ein Erweiterungsbau errichtet, der die Nutzungsmöglichkeiten sowie den barrierefreien Zugang verbessert. In seiner Formsprache greift er den Verlauf und die Bauweise der historischen Stadtmauer auf und verleiht dem Gesamtensemble seine historische Bedeutung als Stadtmauer zurück.

Das ehrenamtlich tätige Team sucht eine:n erfahrene:n Eventmanager:in, damit diese moderne und einzigartige Location den Betrieb aufnehmen kann und sich zu einer DER Top-Locations in Köln entwickeln kann.

• Planung und Organisation von Veranstaltungen:
• Koordination und detaillierte Planung von Veranstaltungen
• Erstellung und Weiterentwicklung von Veranstaltungskonzepten
• Planung des Personaleinsatzes
• Erstellung und Kontrolle von Ablaufplänen, Einteilungen und Checklisten
• Planung und Überwachung der Veranstaltungsbudgets
• Regelmäßige Wettbewerbsanalysen zur Optimierung der Events
• Marketing und Netzwerkarbeit:
• Umsetzung und Kontrolle von Marketingmaßnahmen
• Pflege und Ausbau des Vermarktungsnetzwerks
• Erweiterung des Portfolios und der Angebote
• Betreuung der Social-Media-Aktivitäten
• Teilnehmer- und Kundenmanagement:
• Bearbeitung von Anfragen potenzieller Kunden
• Kommunikation und Abstimmung mit Endkunden
• Betreuung der Endkunden von der Besichtigung bis zur Veranstaltung
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen
• Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung
• Erreichbarkeit für Kunden und Dienstleister (Gewerke, Lieferanten)
• Einholung und Prüfung von Angeboten von Lieferanten
• Koordination von Dienstleistern:
• Kommunikation und Absprachen mit externen Dienstleistern (z. B. Catering, Technik, Dekoration, Getränke)
• Sicherstellung der pünktlichen Lieferung von Materialien und Dienstleistungen
• Analyse und Nachbereitung:
• Einholung von Feedback von Teilnehmenden und Dienstleistern
• Budgetkontrolle und Abrechnung
• Erstellung von Berichten und Auswertungen zur Erfolgskontrolle der Veranstaltungen
• Administrative Aufgaben:
• Pflege von Eventdatenbanken und -kalendern
• Steuerung der Zugangsberechtigungen
• Abwicklung des Rechnungs- und Zahlungsverkehrs

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Eventmanagement, Marketing oder einem vergleichbaren Bereich wünschenswert
• Mehrjährige Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen (gerne auch in Teilzeit)
• Organisationstalent und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Gutes betriebswirtschaftliches Verständnis
• Teamfähigkeit und Eigeninitiative
• Belastbarkeit und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit digitalen Lösungen

• Eine attraktive Bezahlung
• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem lebendigen Vereinsumfeld
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Veranstaltungen aktiv mitzugestalten
• Eine offene und wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein bezuschusstes Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr im VRS-/VRR-Gebiet, mit dem Sie bequem und umweltfreundlich zur Arbeit gelangen
• Nach Absprache die Möglichkeit, auch im Homeoffice zu arbeiten

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