Forschungsgruppenassistenz (m/w/d)

Das 2017 gegründete Weizenbaum-Institut erforscht die Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung auf unsere Gesellschaft. Es trägt mit seinen Handlungsempfehlungen dazu bei, dass die digitale Transformation nachhaltig, selbstbestimmt und verantwortungsvoll gestaltet wird. Das Weizenbaum-Institut wird von einem Verbund aus sieben Partnern getragen, dem die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) angehören. Finanziert wird das Institut vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) und dem Land Berlin. Es hat seinen Standort in Berlin.

Für den Vorstandsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Forschungsgruppenassistenz (m/w/d)

in Vollzeit (z.Zt. 39 Wochenstunden). Die Stelle ist zunächst bis zum 14.10.2027 befristet. Die Weiterbeschäftigung darüber hinaus sowie eine Übernahme in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis werden angestrebt.

Der Vorstandsbereich des Weizenbaum-Instituts unterstützt und begleitet die Arbeit des Vorstands in allen Belangen. Neben strategischen Fragen und administrativen Tätigkeiten umfasst dies insbesondere die Gremienarbeit, das Berichtswesen sowie die Forschungskoordination. Letztere fungiert als Schnittstelle zwischen der Forschung und den wissenschaftsunterstützenden Bereichen.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Forschenden in den betreuten Forschungsgruppen
• Funktion als zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Fragestellungen
• Koordination von administrativen Abläufen in enger Zusammenarbeit mit den Forschungskoordinator:innen und der Verwaltung
• Reiseorganisation unter Berücksichtigung der geltenden reisekostenrechtlichen Vorgaben
• Vorbereitung von Beschaffungen sowie Erstattungsprozessen
• Administrative Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops und weiteren Veranstaltungen
• Pflege von Daten, Übersichten und Dokumentationen
• Gästebetreuung und Unterstützung bei Bewirtungsanlässen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Forschender
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der administrativen Unterstützung, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit
• Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes
• Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) und gängigen Datenbank- und Verwaltungssystemen

• Spannende Aufgaben: Mitwirken in einem engagierten, innovativen und wissenschaftlich geprägten Arbeitsumfeld
• Optimale Rahmenbedingungen: Vergütung je nach Qualifikation bis zu EG 8 (TVöD Bund), einschließlich Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub im Jahr sowie an Heiligabend und Silvester frei
• Zentrale Lage: Arbeiten im Zentrum Berlins
• Persönliche Entwicklung: Regelmäßige berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten

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