Front Office Manager (m/w/d)

Du bist eine herzliche und selbstbewusste Person mit einer positiven Ausstrahlung? Du arbeitest zuverlässig, strukturiert und lösungsorientiert und hast Freude am Austausch mit Menschen? Dann unterstütze uns ab sofort in Teil- oder Vollzeit als Front Office Manager*in der AchtBerlin!

Als erste Anlaufstelle für unsere Mieter*innen, Coworking-Gäste und externe Partner*innen bist Du das Gesicht der AchtBerlin. Mit Deinem Servicebewusstsein und Deinem Weitblick trägst Du maßgeblich dazu bei, dass unsere Gäste und Mieter*innen stets ein herausragendes Erlebnis bei uns genießen.

Wer wir sind:

Die AchtBerlin ist ein Zuhause für kreative Zukunftsmacher*Innen – Unsere Räume schaffen den Rahmen für Begegnung und Austausch. Die gemeinsamen Flächen des Gebäudes stehen unseren Mieter*innen und Gästen zur Verfügung und sind nach dem Konzept von „Sharing Economy“ organisiert: Sechs voll ausgestattete Konferenz- und Seminarräume, die Library Kitchen mit Blick über die Stadt, der große Lichthof als Eventfläche für bis zu 200 Menschen, ein vielseitig nutzbarer Studioraum und als einmalige Perle des Hauses ein hochwertiges Kino mit 70 Plätzen.

Wir bieten ein kuratiertes Programm, das bewusst darauf ausgerichtet ist, dass die Menschen in der AchtBerlin voneinander wissen, in ihrer Arbeitswelt aufeinandertreffen und sich austauschen. Durch das Kennenlernen unterschiedlicher Perspektiven und neuer Ideen wollen wir Verbindungen schaffen und unsere Mission ins Leben übertragen: Inspire to create.

Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit

Front Desk:

• Du empfängst und begrüßt unsere Kund*innen und Besucher*innen und stellst sicher, dass alle ihre Zielorte innerhalb des Gebäudes erreichen

• Du beantwortest jegliche Fragen unserer Mieter*innen, Coworking-Gäste, und externen Partner*innen, nimmst deren Anliegen auf und kannst sie an die zuständige Ansprechperson verweisen

• Du bist für die Entgegennahme, Bearbeitung und Organisation der Post von Mitarbeiter*innen und Coworker*innen zuständig

• Du koordinierst unsere eingehenden Anrufe und sorgst dafür, dass jede/r schnell bei der richtigen Ansprechperson landet

• Du koordinierst und überwachst das Buchungsmanagements unserer Räumlichkeiten in engem Austausch mit den zuständigen Teammitgliedern

Office Operations:

• Du behältst unsere Räume und Flächen im Blick und kümmerst Dich darum, dass alle Teeküchen und Konferenzräume stets einsatzbereit sind, inklusive Befüllung und Wartung der Kaffeemaschinen

• Du erstellst Angebote und Rechnungen für die Nutzung der Konferenzräume und der Coworkingflächen

• Du gibst Schlüssel für Mitarbeiter*innen und Coworker*innen aus und übernimmst die volle Verantwortung für unser Schließsystem sowie dessen Wartung

• Du verwaltest das E-Mail-Postfach, einschließlich Weiterleitung und Beantwortung eingehender Anfragen

• Du stellst sicher, dass alle Mitarbeiter*innen der AchtBerlin mit den notwendigen Tools und der passenden Hardware ausgestattet sind und übernimmst bei Bedarf die Einrichtung

• Du koordinierst die operativen Dienstleister*innen der AchtBerlin – vom Hausmeister über die Fensterreinigung bis hin zum Sicherheitsdienst

Besetzung unseres Empfangs: Montag bis Freitag: 8:00 Uhr – 19:00 Uhr

Schichtmodelle: 8:00 – 17:00 Uhr oder 10:00 – 19:00 Uhr

• Vorausgesetzt werden erste relevante Erfahrungen in einer vergleichbaren Empfangsrolle, beispielsweise in der Hotellerie, Gastronomie oder im direkten Kund*innenkontakt

• Du besitzt hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

• Du hast eine exzellente Organisationfähigkeit und eine hohe Zuverlässigkeit

• Du denkst und handelst stets lösungsorientiert und flexibel

• Du bist sicher im Umgang mit allen gängigen MS-Office-Programmen

Eine Position, in der Du Dich und Deine Ideen vom ersten Tag an einbringen und gemeinsam mit uns die Kultur der AchtBerlin prägen kannst. Bei uns triffst Du auf inspirierende Gäste und ein großartiges Team, das kollegial und unkompliziert zusammenarbeitet. Wir bieten Dir ein offenes Arbeitsumfeld, in dem großer Wert auf ein freundschaftliches Miteinander und eine gesunde Work-Life-Balance gelegt wird.

Die Position ist ab sofort in Teil- oder Vollzeit zu besetzen.

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