Koordinatorin für Inhouse-Veranstaltungen (w/m/d)

Die Bundesnotarkammer ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Sie vertritt die deutschen Notarinnen und Notare national und international, wirkt in Gesetzgebungsverfahren sowie bei der Entwicklung des nationalen Berufsrechts mit, sorgt für die Fortbildung der Notare und entwickelt und betreibt komplexe IT-Systeme im Bereich des elektronischen Rechtsverkehrs, wie beispielsweise das Fachverfahren XNotar und das Notarnetz. Daneben unterhält die Bundesnotarkammer mit dem Zentralen Vorsorgeregister, dem Zentralen Testamentsregister, dem Elektronischen Urkundenarchiv, den Onlineverfahren und der Zertifizierungsstelle weitere Einrichtungen für die deutschen Notarinnen und Notare und die gesamte deutsche Justizlandschaft.

Zum Aufbau eines neuen Teams suchen wir für eine unbefristete Einstellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein/e

Koordinatorin für Inhouse-Veranstaltungen (w/m/d)

Aufgaben

• Verantwortung für 18 Konferenzräume auf 7 Etagen
• Planung, Koordination und Betreuung von Inhouse-Veranstaltungen in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen
• Organisation aller Abläufe:
  • Raumbuchungen und Postfachverwaltung
  • Catering-Bestellungen und -Betreuung (von Kaffee und Snacks bis zu Menü- und Buffetangeboten)
  • Bereitstellung von Technik, Mobiliar und Equipment
• Serviceeinsatz während der Veranstaltungen (z. B. Eindecken, Getränke/Kaffee, Gästebetreuung)
• Organisation von Materialien und Gastgeschenken (z. B. Namensschilder, Tischvorlagen, Konferenzutensilien)
• Unterstützung bei der Kalkulation und Abrechnung von Veranstaltungen

Veranstaltungsformate

Sie gestalten und begleiten vielfältige Formate, u. a.:

• Delegationsbesuche und Gremiensitzungen
• Schulungen, Workshops und Team-Events
• Mitarbeiterveranstaltungen (z. B. After Work, Frühstücke, Vorlesetage)
• Meetings und Abendveranstaltungen

Profil

• Mehrjährige Erfahrung in der Veranstaltungskoordination oder im Bankett-Service
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (insbesondere für Delegationen)
• Erfahrung mit Kalkulationen und Abrechnungen von Inhouse Veranstaltungen
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Organisationsstärke
• Sicherer Umgang mit MS Outlook und MS Office (insb. Excel)
• Selbstständiges Arbeiten, gutes Zeit- und Selbstmanagement
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, auch in den Abendstunden (bei Bedarf)

Wir bieten

• einen sicheren Arbeitsplatz
• 30 Tage Urlaub sowie den 24.12. und 31.12. zusätzlich frei
• Zusatzleistungen wie z. B. ein Monatsticket für den öffentlichen Nahverkehr
• flexibles und mobiles Arbeiten
• eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum
• gute Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet
• ein modernes und familienfreundliches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
• regelmäßige Firmenevents (z.B. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Neujahrsempfang etc.)
• Betriebliche Altersvorsorge, inkl. Arbeitgeberzuschuss; Mitarbeiterrabatte bei vielen Anbietern
• eine sehr gute öffentliche Verkehrsanbindung zu unserem zentralen Standort in Berlin-Mitte

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